Yazar arşivleri: aslan tozcan

İş Toplantılarını Daha Verimli Kılmanın Yolları

İş toplantılarının, iş yerinin amaçlarına hizmet edebilmesi için şu kurallara uyulmasını tavsiye ediyorum:

1. Toplantının gündem maddeleri önceden hazır olmalı ve toplantıdan önce katılımcıların her birine toplantıdan önce, gerekli incelemeleri yapmak için yeterli zamanı verecek şekilde dağıtılmalıdır.

2. Toplantı kuralları önceden belirlenmelidir. Her katılımcının, toplantının başından itibaren toplantı için ayrılan zamana ve gündem maddelerine bağlı kalınması gerektiğini bilmesi sağlanmalıdır. Böylece saatlerce sürdüğü halde, hiçbir sonuç alınamayan sıkıcı toplantılardan kaçınılması mümkün olur. Ayrıca toplantı kısa, hoş ve verimliyse katılımcıların gelecekte yapılacak toplantılara karşı tavırları olumlu olur.

3. Toplantılarda her katılımcının konuşacağı süre önceden belirlenmelidir. Bu süreye bağlı kalınmalı ve konuşmacının konusunu toparlayabilmesi için süre bitimine doğru konuşmacı uyarılmalıdır. Bu, beyin fırtınası yapılan toplantılarda, katılımcıların zaman limitlerini hiçe sayıp toplantı üzerinde tekel kurmasını önler.

4. Her toplantıda bir sekreter olmalıdır. Toplantıda konuşulan, tartışılan her şeyi kağıda döken, yani toplantı tutanağını hazırlayan sekreter, toplantı sonrasında bu tutanakların bir nüshasını katılımcılara göndermelidir.

5. Toplantıya katılan herkesin görevlerinin listesi yapılmalı ve gündemde kimin ne görevi üstlenmiş olduğu belirtilmelidir. Yine toplantının başında, konuşma süresine bağlı kalınarak herkesin görevleri, konuşacağı gündem içinde ilan edilmelidir. Bu sayede toplantının genel gidişatı etkin bir biçimde kontrol edilmiş olur.

6. Toplantıda katılımcılar için ikram yapılmalıdır. Eğer bazı katılımcılar ikramları getirmekle görevlendirilmişlerse, bu da gündem de ayrı bir madde olarak belirtilmelidir. Böylece tüm katılımcılar durumdan haberdar olur. Toplantılarda yapılan ikramlar, katılımcıların havasını olumlu yönde etkiler ve konsantrasyonlarını artırır.

7. Toplantıya zamanında başlayıp zamanında bitirmek gerekir. Bir saat sürmesi planlanırken iki saat süren bir toplantı moral bozucudur. Hatta mümkünse toplantıyı erken bitirmek gerekir. Kısa, verimli ve sonuç alınabilen toplantılara katılan kişilerin tavırları olumlu yönde değişir.

8. Sunum yapan katılımcıların, sunumları için ihtiyaç duyabilecekleri malzemeler hazır olmalıdır. Sunum esnasında karışıklıklara sebebiyet vermemek için toplantı öncesinde bu malzemeler denenmelidir. Önceden yapılacak hazırlıklar kalabalık önünde konuşma tedirginliğini azaltacaktır. Profesyonel liderler toplantıları etkin yöneten liderlerdir.

9. Toplantının sonunda konuşulanların bir özetini yapmak gerekir. Bu özeti, tüm katılımcılara gözden geçirmeleri ve düzeltme yapmalarına imkan sağlamak için gönderin. Bu, toplantıda neler konuşulduğunun bir kaydı olacak ve hiç kimse “ben bunu” ya da “şunu” demedim demeyecektir. Bu durumda herkes dönüp toplantı tutanağına ve özetine bakacaktır.

Bazı insanların toplantıları kısa ve etkin tutmak için ilginç önerileri vardır. Bir yerin üst düzey yöneticisi bunun yönteminin şöyle olduğunu düşünüyor: Tüm katılımcılar konferans odasından çıkarılarak ellerine küçük yazı tahtası verildikten sonra rahatsız bir yerde rahatsız bir sandalyeye oturtulmalı. İşte o zaman herkes söylemek istediğini veya mesajını en etkili ve kısa bir şekilde iletmeye çalışacak ve herkes toplantıyı olabildiğince çabuk tamamlamaya çalışacaktır. Sizlerde etkin bir toplantı için kendi özgün yöntemlerinizi geliştirebilirsiniz.

 

Şirket İçi İletişim.

Her çocuk bir dahidir. Dil denen olağanüstü karmaşık sistemi kendiliğinden öğrenir ve günün birinde konuşmaya başlar. Bana öyle geliyor ki, toplum hayatı biraz da çocuğun bu dahi tarafını köreltmekle meşgul olmaktır. Çocuklara sık sık “Başımıza icat çıkarma!” dememiz bu yüzden midir? Oysa dil toplumun en büyük icadıdır ve çocuk o büyük icadı “kendi başına” keşfetmiştir. “Bizim başımıza” başka icatlar çıkarmasının ne mahzuru var?

Her şirket bir yönüyle çocuktur. Onun da “kazanç” dilini öğrenmesi gerekir. Kazancın anahtarı şirket-içi iletişimdir: Kendisiyle konuşamayan, başkasıyla konuşamaz.

Şirketleri konuşma alışkanlıklarına göre üç gruba ayırmamızın doğru olacağını düşünüyorum: Ketum, geveze ve arif şirketler. Ketum yani ağzı sıkı şirketlerde sadece patron konuşur, başka herkes susar ve onaylar. Geveze şirketler Salı Pazarı gibidir; her kafadan bir ses çıkar. Organizasyon yön bilincini ve kumanda birliğini kaybeder. Arif şirketler ise, arif insanlar gibidir: Nerede, ne zaman, nasıl konuşacaklarını bilirler.

Şirketler birer koalisyondur. Koalisyonun ortakları (daha doğrusu, yarardaşları) kimlerdir? Hissedarlar, yönetici ve çalışanlar, müşteriler, tedarikçiler ve toplum. İlk üçüne odaklanırsak, bir şirkette hissedar, yönetici ve çalışanlar ile müşterilerin nasıl, nerede, ne zaman konuşacaklarının çok ciddi bir mesele olarak karşımıza çıktığını görürüz.

Her zaman ve her yerde konuşma hakkı olan ve zaten fiilen konuşmakta olan tek koalisyon ortağı, müşteridir. Çalışanların gerçek patronu odur. Maaşımızı muhasebeciden değil, müşteriden alırız!

YÖNETİCİ KAZANÇ DİLİNİ BİLMELİ

Hissedarlar ideal olarak yılda bir defa konuşması gereken koalisyon ortaklarıdır. “Genel Kurul” adını verdiğimiz toplantıda bir araya gelir ve şirketin yönetim kurulunun performansını değerlendirirler. Yönetim kurulunda hissedarlardan bazılarının bizzat yer alması önemli değildir. Eğer hissedar sıfatıyla kendi yönetim becerilerini hesaba çekemiyorlarsa, kazanç dilini henüz tam öğrenmemişler demektir.

Yönetim kurulu, genel kurul tarafından atanan ve ayda bir defa konuşması gereken bir heyettir. Kurul üyelerinin tek tek değil, fakat topluca şirketin bütün işlevlerine hükmedebilmesi; daha doğrusu, hesap sorabilmesi gerekir. Mesela bir otomotiv şirketinin yönetim kurulunda imalattan anlayan birkaç kişinin yanı sıra, satış/pazarlama, finans/muhasebe, personel/insan kaynakları gibi alanlarda tecrübeli birer kişinin olmasında yarar vardır. Bu kurul idealde ayda bir defa toplanıp, şirketin performansını ve sorunlarını değerlendirir; hedeflenmiş noktalara varılıp varılmadığını sorgular.

Genel Müdür, idealde departman müdürlerini haftada bir toplar. Departman müdürleri ise yardımcı veya şefleriyle günde bir defa toplanır. Elbette daha sık toplanmak yasak değil. Fakat toplantı aralığı daraldıkça, şirket gevezeleşir. Diyelim bir konfeksiyon şirketinde, “Genel müdürün haftaya, müdürlerin güne, şeflerin saate, bant şeflerinin ise dakikaya hükmetmesi” gerekir. Genel müdür, saat veya dakikayla bizzat uğraşmaya başlarsa, yandı gülüm keten helva!

Peki, yönetim kurulu toplantıları nasıl verimli hale getirilebilir? Yıllar önce yazmıştım: Tanık olduğum en verimli toplantılar, Sabri Ülker Bey’in başkanlığını yaptığı toplantılardı. Ege Bölgesi’nin önemli ambalaj şirketlerinden biri olan Polinas’ta 5 yıl kadar yönetim kurulu üyeliği yaptım. Sabri Bey dışındaki diğer yönetim kurulu üyelerinden bazıları şunlardı: Nuh Kuşçulu (İTO eski başkanı; vefat etti), Tuncay Özilhan (TÜSİAD eski başkanı; Anadolu Grubu YK Başkanı), Murat Ülker, Osman Yazıcı, Mustafa Uysal (Vergi Konseyi Başkanı). Yılda bir veya iki defa İstanbul’da toplanılsa da, genelde her ay Manisa’ya gidilir ve toplantı şirketin genel merkezinde yapılırdı.

Kapı hiç açılmazdı.

Her şeyden evvel, toplantının tarihi bir ay öncesinden belli olurdu. Şirket müdürü, bir hafta önce bütün katılımcılara toplantı gündemini ve gündemdeki konularla ilgili diğer bilgileri gönderirdi. Herkes, toplantıda neyin tartışılacağını ve muhtemelen ne gibi kararların alınabileceğini aşağı yukarı bilir ve (varsa) itirazlarını hazırlardı. Toplantıların verimini arttıran diğer önemli hususlar şunlardı:

  Toplantı mutlaka zamanında başlardı. Hemen hemen herkes 10–15 dakika önceden gelmiş olurdu. Yaklaşık 15 dakikalık “memleket meseleleri” üzerine sohbetten sonra, sadede gelinir ve gündemin birinci maddesine geçilirdi.

  Gündeme mutlaka sadık kalınırdı. Başka çok önemli bir mesele ortaya atılacak olursa, üzerinde çalışılması ve gelecek toplantının gündemine alınması tavsiye edilirdi.

  Müzakere sırasında konu dışına çıkılmaz ve asla ikili konuşulmazdı.

  Kimse birbirinin sözünü kesmezdi. Yaş veya makam bakımından daha aşağıda olanların fikirleri sonuna kadar dinlenir, “ben bilirimciliğe” prim verilmezdi. Herkesin, her şeyi daha iyi bilebileceği varsayılırdı. Kimsenin sözü ağzında kalmazdı.

  Başkan dâhil, hiç kimse gelişigüzel toplantıyı terk edip dışarı çıkmaz, içecek servisi dışında kapı açılıp kapanmazdı. İstisnalar dışında, telefon konuşması için toplantı terk edilmez; odanın içindense asla telefon görüşmesi yapılmazdı.

  Şirket performansı gözden geçirilirken yönetim tenkit edilir, fakat yapıcı olmaya çalışılırdı. Ne meselelerin üstü örtülür, ne de pire için yorgan yakılırdı. Yönetime verilen talimatlar kısa ve net olur, hiçbir belirsizliğe meydan verilmezdi.

  Başta başkan olmak üzere, bütün katılımcılar muhataplarını dinlemesini bilirlerdi. Hatta çoğunlukla şirket yöneticilerini konuşturup, gerçek gidişatı anlamaya çalışırlardı. İki toplantı arasında da, yönetimin verdiği bilgilerin tetkiki için gerekiyorsa şirkette özel araştırma yaptırılırdı.

  Şirket politikaları ve atılacak adımlar üzerinde net anlaşma sağlanırdı. Ortaklardan birinin kafasına yatmayan bir husus olduğu zaman, karar verilmiş gibi olsa bile tekrar ele alınır ve mutlaka gönüllü bir konsensüse ulaşılırdı. Kararlarda belirsiz bir noktanın kalmamasına azami gayret gösterilirdi.

  Toplantı üç saat içinde bitirilirdi. Şirket yöneticileriyle baş başa konuşmak isteyenler, toplantıdan sonra görüşürlerdi.

  Bir sonraki toplantının tarihi ve gündem maddelerinden bazıları tespit edilirdi.

Verimsiz toplantı nasıl yapılır?

Peki, verimsiz bir toplantının nasıl yapılacağını da merak ediyor musunuz? İşte size David Sharman’ın analizi. Başarısız toplantıların başlıca sekiz sebebini sıralayan tecrübeli işletme hocasına göre, birinci sebep, toplantının lüzumsuz olmasıdır!

  Toplantı gerekli değilse, kötü toplantı sanatına ilk başarılı adımı atmış sayılırsınız. Toplantının gerçek maksadı, düzenleyen tarafından muhtemelen tam düşünülmemiş veya kavranmamıştır. Sonuçta, katılımcılar vakit ve enerjileri israf oldu diye bozulur ve sinirlenirler.

Çözüm: Böyle bir toplantı yapmadan da gerekli enformasyonun ilgililere ulaştırılıp tepkilerinin alınabileceği alternatif yolları araştırın telefon, mektup veya faks.. gibi).

  Toplantının gayesi açık olmayabilir. Düzenleyicinin kafasındaki amaç katılımcılar tarafından paylaşılmamış veya yeterince anlaşılmamış olabilir. Toplantının gayesine dair ortak bir görüş olmadan, başkanın toplantıya katılanlara kılavuzluk etmesi güçleşir. Hakiki hedefleri kuşatan belirsizlik, katılımcıları alakasız yerlere sürükler.

Çözüm: Toplantıdan önce hedefleri belirleyin ve onları katılımcılarla mümkün olduğu kadar sık ve süratli paylaşın.

  Toplantı kötü planlanmış ve berbat hazırlanmış olabilir. Toplantının yapısı eksikse, yani gündem maddeleri toplantının başında veya daha ideal olarak, toplantıdan birkaç gün önce katılımcılara sunulmamışsa, o toplantıdan derde deva bir şey çıkmaz. Toplantının maksadına dair katılımcılara yeterli bilgi verilmemişse, onlar da etkin biçimde hazırlanamazlar.

Çözüm: Gündemi toplantıdan önce planlayıp katılımcılara dağıtın.

  Toplantı berbat bir ortamda yapılıyor olabilir. Bıktırıcı sıcak veya dondurucu soğuk, katılımcıların katkısını sıfırlayabilir. Aynı şekilde, toplantıya katılanların sayısının fazla olması iletişimin kalitesini azaltır ve insanlar toplantıyla değil kendi işleriyle meşgul olmaya başlarlar.

Çözüm: Önceden toplantı yerini muhakkak görün ve mevcut imkânları kontrol edin.

  Toplantı gelişigüzel kesintiye uğratılabilir. Sürekli kesintiler veya dışarıdan sesler gelmesi tartışmanın akışını zedeler.

Çözüm: Toplantıdan önce muhtemel müdahale kaynaklarını gözden geçirin. Katılımcıların rahatsız olmayacakları bir ortam hazırlayın.

  Toplantıda yanlış insanlar olabilir. Ve doğru insanlardan bazıları bulunmayabilir. Çok sayıda katılımcının olması samimi ve serbest tartışmayı engeller. Sayının az olması ise tartışılan problem veya konu hakkında temsil gücü yeterli olmayan bir görüş elde edilmesine yol açar.

Çözüm: Gerekli kararları verebilme ve uygulayabilme yetkisine sahip anahtar fertler tespit edilmeli ve toplantıya çağrılmalıdır. Uygulama yetki ve imkânı olmayan kişilerle etkili kararlar alınamaz.

  Başkan yetersiz olabilir. Toplantı başkanı son derece dirayetli olmalı, katılımcılarda saygı uyandırmalıdır. Şayet ileri ölçüde dogmatik veya zayıf karakterli olursa, katılımcılar ya gücenir veya müstehzi olurlar; sonuçta elbirliği ile iyi kararlar almak güçleşir.

Çözüm: Başkan toplantıyı sürdürebilme yeteneğine sahip olmalı, katılımcıların duygularına karşı hassasiyet göstermeli, çekingenleri teşvik edip, ileri gidenleri nezaketle uyarabilmelidir.

  Toplantı sonunda hiçbir karar alınmamış olabilir. Katılımcılara karşı aşırı rahat davranmak hiçbir karar alınmamasıyla sonuçlanır. Herkes gündeme yeni maddeler sokmak ister, diğerleri karşı çıkar, ortalık curcunaya döner.

Çözüm: Başkan gündeme sadık kalınmasını temin etmeli, tartışılması önceden kararlaştırılmış olan maddelerden büyük sapma olmamasına özen göstermelidir.

Haydi, hayırlı toplantılar!

  • Kaynak: Dr. Mustafa ÖZEL

 

Rekabet Etmek İçin En İyi Yol: ” Verimlilik “

Verimlilik deyince işimizi daha az maliyetle, daha hızlı, daha kolay yapmayı, daha iyi yönetmeyi, doğru kararlar almayı anlıyoruz. Bu özelliklerin bir araya gelmesinin diğer anlamı: Rekabet gücü kazanmak! Verimlilik için yararlandığımız en önemli parametre ise teknoloji.

Çağımızda açıklanması ve çözümü güç görünen pek çok olayın kaynağında ekonomik sorunlar yatıyor. Ekonomik kalkınma çabası, az gelişmiş ülkelerde yoksulluktan kurtulma, gelişmiş ülkelerde ise güçlerini koruyarak geleceklerini güven altına alma yönünde büyük önem kazanıyor.

Çağdaş dünyanın ekonomik sorunlarını çözümleyecek anahtar kavramlarından biri “verimlilik”. Günümüzde kalkınmanın, kalkınmış ülke ya da toplum olmanın en önemli ölçütlerinden biri olarak kabul ediliyor. Aynı zamanda kalkınmanın itici gücü olarak tanımlanıyor.

Ulusal ekonominin bir sektöründeki verimlilik artışı, başka kesimleri de harekete geçirebiliyor. Artan verimlilik, akılcı ve çağdaş bir yönetim altında kalkınmayı hızlandırıyor, gittikçe daha ileri boyutlara ulaştırıyor. Yüksek verimlilik, geçici güçlüklerle sarsılmayan üretme gücü anlamına geliyor.

Verimliliğin artması, insanoğluna, içinde yaşadığı doğayı ve toplumu kontrol etme, bu kontrolü günden güne genişletme gücü veriyor. İşte bu yüzden, verimlilik, bugüne kadar alışılmış pek çok göstergeden daha anlamlı bir kalkınma ölçüsü olarak kabul ediliyor.

En genel anlatımıyla, verimlilik, üretim sürecine sokulan çeşitli faktörlerle (girdiler) bu sürecin sonunda elde edilen ürünler (çıktılar) arasındaki ilişkiyi ifade ediyor. Böylece savurganlıktan uzak kalınıp, kaynaklar en iyi biçimde değerlendirilerek üretim yapılabiliyor.

Bundan dolayı teknik anlamda verimlilik, “üretilen mal ve hizmet miktarı ile bu mal ve hizmet miktarının üretilmesinde kullanılan girdiler arasındaki oran” olarak tanımlanıyor. Genellikle bu ölçü, çıktı/girdi olarak formüle ediliyor.

Günümüzde verimliliğin anlamı değişiyor. Bunun en önemli nedeni, ekonominin dışındaki alanların giderek daha çok incelemeye tabi tutulması ve ülkelerin gündemlerinin ön sıralarında yer alır hale gelmesi…

Verimlilik denince artık, elde edilen ürün ve hizmetin kalitesini yükseltme, çevreyi ve doğal yapıyı koruma, çalışanlara en iyi yaşam ve çalışma koşullarını sağlama ve bu arada birim girdi başına üretim miktarını artırma çabaları birlikte düşünülüyor.

Verimlilik anlayışı, günümüzde insanın refah ve mutluluğunu birbirine paralel olarak geliştiren, iş ve teknolojiyi bir amaç değil araç olarak gören mertebeye ulaşmış durumda.

Toplam verimlilik anlayışı içinde ise verimliliği, çeşitli üretim ve çevre faktörleriyle teknolojik, ekonomik ve örgütsel yeteneklerin bir bileşimi olarak tanımlamak mümkün.

 Verimlilik Nasıl Artırılabilir?

Ürünlerin tasarımı ve bileşimi her zaman aynı kalmaz, sık sık gözden geçirilir ve birtakım değişiklikler yapılır. Eğer bu değişiklikler imalatı kolaylaştırıcı, maliyeti düşürücü, üretim akışını hızlandırıcı nitelikte ise verimlilik artıyor. Aynı ürünü daha kısa sürede, daha az girdi kullanarak, daha ucuz üretmeye başlıyoruz.

Çağımız, bilimsel ve teknolojik gelişmelerin çağı. Bu gelişmeler, üretim sürecinde ve üretim tekniklerinde yeniliklere yol açıyor. Bunlar verimliliği doğrudan etkiliyor. Bilimsel ve teknolojik gelişmelere ayak uydurabilenler verimlilik artışında geri kalmaktan kurtulabiliyor.

Öte yandan, üretim sürecinin kapsamında yapılacak bazı değişikliklerle de verimliliği artırmak mümkün oluyor. Sözgelimi, hammadde yerine sadece yarı mamul alıp işleyen bir kuruluş, çoğu kez maliyeti ve riski fazla ünitelerini devreden çıkaracağından, verimliliğini de artırmış oluyor.

Verimliliği artırmanın başlıca yollarından biri, örgütlenme ve yönetimde gelişmeler sağlamak. Amaçların ve bu amaçlara ulaşmada kullanılacak araçların belirlenmesinde, yerleşme planında, malzeme taşınmasında, üretim planlamasında, aktif ve pasif varlıkların yönetilme-sinde, nihayet insan yönetiminde başarı gösteren bir kuruluş, verimlilik düzeyini hızla yükseltiyor.

Üretimde kullanılan makine ve tezgâhların oluşturduğu sabit sermaye kapasitesi ile işgücü, kısa dönemde çok önemli düzeyde artırılıp azaltılamıyor. Bu yüzden bunların tam kullanımı, verimliliği olumlu yönde etkiliyor. Kapasitenin uzun süre önemli ölçüde düşük kullanıldığı bir ortamda yüksek verimlilikten söz edilemiyor. Buna bağlı olarak ithalat güçlükleri, enerji sıkıntısı, işçi-işveren uyuşmazlıkları vb. durumlar verimlilik üzerinde olumsuz etkiler yaratıyor.

Verimlilik ile kalite arasında da çok yakın bir ilişki bulunuyor. Üretim sürecinin çeşitli aşamalarında kullanılan girdilerin kalitesizliği, üretimde yavaşlamalara, duraklamalara, önceden belirlenmiş standartlardan sapmalara yol açarak verimliliği olumsuz yönde etkiliyor. Kaliteli girdi, yüksek verimlilik ve kaliteli nihai ürün için büyük önem taşıyor.

Aynı şekilde, üretimde kullanılan girdilerin en önemlisi olan insan gücünün kalitesi de verimliliği doğrudan etkiliyor. İyi eğitilmiş, yeterli beslenen, iş kazalarından ve meslek hastalıklarından gereği gibi korunan, çeşitli sorunlarını çözebilen işgücü, yüksek verimliliğin sürekliliğini sağlıyor. Bu alanlarda devletçe ve toplumun bütün organları tarafından yapılabilecek her türlü geliştirici düzenleme, ülke ekonomisinin verimliliğini artırıyor.

 Verimliliği Artırmak Kimlerin Görevi?

Verimliliğin artırılmasında, fabrikada, büroda ve tarlada işveren ve işçi olarak çalışan herkesin katkısına ihtiyaç duyuluyor. Bu konuda hükümet, meslek ve araştırma kuruluşları, sendikalar ve işveren teşekkülleri arasında sıkı bir işbirliği gerekiyor.

Hükümet politikalarının, verimliliği artırma amaçlarını desteklemesi büyük önem taşıyor.  Bunun yolu ise tam çalışmayı sağlayacak bir ekonomik ortam yaratılmasından ve elde edilecek yararların işveren ile işçi arasında adil biçimde paylaştırılmasını sağlamaktan geçiyor.

Verimliliği artırma konusunda hükümetin bir görevi de yeterli bir ulaştırma düzeni, sosyal hizmetler, eğitim ve öğrenim imkânları sağlamak, araştırma ve geliştirme birimleri kurmak, toplumun verimliliğini artırma gereğini benimsemesine yol açacak politikalar üretmek. Gerek işletme düzeyinde, gerek ulusal düzeyde iyi bir işçi işveren ilişkisi düzeninin sağlanması gerekiyor.

Verimliliği artırma, savurganlığı önleme alanında hükümetin, yöneticilerin ve sendikaların sorumlulukları birbirleri ile iç içe giriyor. Bu yüzden hiçbiri, ötekinin desteği olmadan ileri adımlar atamıyor.

Teknolojinin iş yaşamına sağladığı en büyük avantaj, hız, yönetimde kolaylık ve onun sonucunda da getirdiği verimlilik. Bugün rekabetçi olmak büyük ölçüde verimlilikten geçiyor.

Verimlilik deyince işimizi daha az maliyetle, daha hızlı, daha kolay yapmayı, işimizi daha iyi yönetmeyi ve doğru kararlar almayı anlıyoruz. Verimlilik için yararlandığımız en önemli parametre ise teknoloji.

Verimliliğin En Önemli Yolu: Teknoloji

Yazılım, donanım ve networking teknolojileri bir evrim geçiriyor. İş dünyasında hem bilişim sistemleri hem de çalışanların kesintisiz hizmet alması, işini daha iyi yapabilmesi için bazı teknolojiler geliştirilmiş durumda. Çevre birimi sistemleri adını verdiğimiz bu teknolojiler, bilişim sistemlerinin, deyim yerindeyse sağ kolu yani en büyük yardımcısı. Çevre birimi sistemleri arasında en başta yazıcılar geliyor. Üretilen her türlü bilginin doküman ve raporlarının kâğıt ortamına aktarılmasını sağlayan bu sistemler son 10 yıldır çok ciddi bir evrim geçirdi. Nokta vuruşlu yazıcılar, muhasebe sistemlerinin en büyük yardımcısı olarak görev yapıyordu ve bu nedenle büyük bir pazar payına sahipti.

Son yıllarda mürekkep teknolojilerinin de gelişimiyle mürekkep püskürtmeli ve lazer yazıcılar pazar paylarını artırdı. Ofis ortamlarında profesyonel baskı gereksinim-lirinde lazer yazıcılar tercih edilirken mürekkep püskürtmeli yazıcılar düşük fiyat ve yüksek performanslarıyla hem küçük ve orta boy ofisler, hem de evler için cazip oldu. Bugün mürekkep püskürtmeli yazıcılar bu özelliklerinden dolayı pazar lideri durumunda.

Bunun yanı sıra son dönemde çok fonksiyonlu ürünler olarak adlandırılan faks, fotokopi, tarayıcı ve yazıcı fonksiyonlarının hepsini birden bünyesinde barındıran teknolojiler pazara sunuldu.

Özellikle bu ürünlerin hepsine birden gereksinimi olan ancak hepsine tek tek yatırım yapmak istemeyen işletmeler için düşünülen bu teknolojiler henüz beklenen pazar büyümesine erişmiş değil. Çünkü bu fonksiyonların hepsinde belli yüksek kalite arayanlar için bu ürünler çok cazip olamadı. Ancak bu noktada sürekli gelişen teknolojiler sayesinde bu ürün grubunda da pazar payının artması bekleniyor. Çevre birimleri teknolojisinde bir diğer kritik ürün ise kesintisiz güç kaynaklarıdır. Bilgisayar sistemleri elektriğe bağımlı çalıştıkları için güç kaynağındaki herhangi bir dalgalanmadan anında etkilenebiliyor. Elektrikteki bu iniş çıkışları düzenleyen ve güç kaynağının olmadığı durumlarda devreye giren Kesintisiz Güç Kaynakları (KGK) sistemlerin kesintisiz çalışmasına yardımcı oluyor. Sanayi tipi KGK’lar pazarda hem yerli hem de uluslararası markalar olarak boy gösteriyor. Yerli KGK piyasası genel olarak yüksek güçlü KGK’lar üretirken, KGK’lar günümüzde evlere de giriyor.

PC satışlarının artışıyla birlikte KGK satışlarında da belli bir yükselme görülüyor. KGK teknolojisi son zamanlarda bilgisayar ağlarında çalışan ve sistemi yöneten, bir arıza çıktığında bildiren ve önlem alan özellikte gelişme gösterdi. Bu da KGK’ların bilgisayar sistemlerindeki kritik rollerini daha net bir şekilde ortaya çıkardı.

Çevre birimleri sistemleri deyince özellikle eğitim, satış ve pazarlama gibi faaliyetlere yardımcı olan bir diğer ürün grubu da sunu sistemleri. Sunu sistemleri rekabete dönük piyasalarda iş yapan şirketlerin tercih ettiği sistemler haline geldi. Sunu sistemleri son zamanlarda daha küçük ve daha fonksiyonel olmalarıyla dikkat çekiyor. Öyle ki şirket çalışanları sunu yapacakları dosyaları ve projeksiyon aletlerini yanlarında taşıyarak işlerini daha rekabetçi ve verimli kılıyor.

Video konferans sistemleri de son yıllarda özellikle coğrafi olarak dağılmış, birden fazla noktası olan işletmelerin tercih ettiği teknolojiler oldu. Video konferans sistemleri özellikle şirket dışı toplantı, seminer trafiğini azaltarak uzaktaki noktayı ofise taşıyor. İşyeri maliyetlerini oldukça aşağı çeken özellikleriyle dikkat çekiyor.

Sonuç olarak tüm bu sistemler çalışanların ve işyerinin performansını ve verimliliğini artırıcı özellikleriyle dikkat çekiyor ve bu noktalardaki teknoloji değişimleri de bu verimliliğin daha çok ne şekilde artırılabileceği yönünde oluyor.

 Verimlilik Neden Herkesi İlgilendiriyor?

Verimli bir ortamda;

> İşçiler daha iyi çalışma koşullarında, daha kısa çalışma süresinde, daha çok ücret alıyor.

> İşveren, yeni yatırım imkânları yaratacak kaynak sağlıyor.

> Üretici, daha ucuz maliyetle daha yüksek kazanç elde ediyor.

> Tüketici, daha ucuz ve bol mal bulma imkânına kavuşuyor.

> Ülke, sağlıklı bir ekonomik büyüme ile hızla kalkınıyor.

> Sonunda toplum daha yüksek refah düzeyine ulaşıyor. Böylece verimlilik artışları ile elde edilen kazançtan herkes yararlanmış oluyor.

Nasıl Verimli Olunur?

> Ürünlerin tasarımı ve bileşimi her zaman aynı kalmaz, sık sık gözden geçirilir ve birtakım değişiklikler yapılır. Eğer bu değişiklikler imalatı kolaylaştırıcı, maliyeti düşürücü, üretim akışını hızlandırıcı nitelikte ise verimlilik artar.

> Aynı ürün daha kısa sürede, daha az girdi kullanılarak, daha ucuz üretilmeye başlanır.

> Bilimsel ve teknolojik gelişmelere ayak uydurabilenler verimlilik artışında geri kalmaktan kurtulur.

> Hammadde yerine yalnızca yarı mamul alıp işleyen bir kuruluş, çoğu kez maliyeti ve riski fazla ünitelerini devreden çıkaracağından, verimliliğini de artırmış olur.

> Örgütlenme ve yönetimde gelişmeler sağlamak özellikle zaman yönetiminde verimlilik sağlar.

> Amaçların ve bu amaçlara ulaşmada kullanılacak araçların belirlenmesinde, yerleşme planında, malzeme taşınmasında, üretim planlamasında, aktif ve pasif varlıkların yönetilmesinde, nihayet insan yönetiminde başarı gösteren bir kuruluş, verimlilik düzeyini hızla yükseltir.

> Verimlilik ile kalite arasında da çok yakın bir ilişki vardır. Üretim sürecinin çeşitli aşamalarında kullanılan girdilerin kalitesizliği, üretimde yavaşlamalara, duraklamalara, önceden belirlenmiş standartlardan sapmalara yol açarak verimliliği olumsuz yönde etkiler.

> Üretimde kullanılan girdilerin en önemlisi olan insan gücünün kalitesi de verimliliği doğrudan etkiler.

İyi eğitilmiş, yeterli beslenen, iş kazalarından ve meslek hastalıklarından gereği gibi korunan, çeşitli sorunlarını çözebilen işgücü, yüksek verimliliğin sürekliliğini sağlar.

Kaynak: KobiFinans Dergisi 11. Sayı

 

 

Çalışanlarda stres oluşturan roller

İnsanların yaşamında çalıştıkları kurumlar oldukça önemlidir. Kişinin sahip olduğu iş, onun toplumsal statüsünü, hayattan aldığı doyumu ve ailesine sağladığı olanakları belirlediğinden, iş hayatındaki stres bireyin beden ve ruh sağlığını doğrudan etkiler. Stresin ortaya çıkabilmesi için stresle karşı karşıya gelen birey tarafından algılanması gerekir, daha sonra stresin bu birey tarafından yorumlanması, koşulların ve fırsatların değerlendirilmesi, son olarak da başarılı sonuçların, taleplerin yaratılması gerekir.

Çalışanların iş ortamından kaynaklanan stres faktörlerinden biri de rollerdir. Rol; bir kurumda belirli bir durumda bireyden beklenen davranış biçimi olarak tanımlanabilir. Bireyler örgüt içinde ve toplumda anne, baba, komşu, grup lideri, kulüp başkanı gibi pek çok farklı rolleri üstlenmiş durumdadırlar.

Rollerden kaynaklanan stres faktörlerini şu şekilde gruplandırabiliriz.

1.Rol çatışması: Bireyin aynı anda birden fazla rolü yerine getirme durumunda olup, rol gereklerinden birine, diğerlerine oranla daha fazla uymasıdır. Örneğin, bir kurum içinde yer alan birey sahip olduğu işi gereği bir role sahiptir. Bunun dışında aynı kurum içinde dâhil olduğu bir grup da olabilir. Grup üyelerinin beklentileri ile bireyin kendi beklentileri uyuşmadığı durumlarda rol çatışması kaçınılmaz olur.

Rol çatışması farklı şekillerde ortaya çıkabilir:

1.1. Kişi-rol çatışması: Bir rolün gerekleri bireyin temel değer, tutum ve inançlarına ters düştüğünde yaşanmaktadır. Ahlaksızca bir şey yapmaktansa istifa etmeyi tercih eden birey bu tür çatışmaya örnek oluşturabilir.

1.2. Rol içi çatışma: Bireyin bir rolü farklı beklentilere uygun olarak tanımladığında ve o rolü oynayan bireyin, bu beklentilerin hepsini karşılamasını imkânsız hale getirmesi sonucu ortaya çıkar (Ivancevich ve diğerleri, 1983:588). Örneğin, bir yöneticinin astından önemli bir işi belirli bir süre içinde istemesi ve bu süre içinde kurumun normal işleyişi içinde yapılacak rutin işlerin bulunması astı zor durumda bırakabilir.

1.3. Roller arası çatışma: Bu çatışma türü, birey birçok rolle karşı karşıya kaldığında, yani aynı anda birbiriyle çelişen amaca sahip pek çok rolü birden oynamak durumunda kaldığında yaşanmaktadır. Bir yöneticinin tüm zamanını işine ayırması, evindeki görevlerini aksatabilir. Özellikle çalışan kadınlarda roller arası çatışma sıklıkla görülmektedir. Evde anne rolünü benimseyen kadın, çalışma hayatına girdikten sonra rol çatışması ile karşı karşıya kalabilmektedir. Evde yapmakla yükümlü olduğu bir takım görevleri ve işinde yapmak zorunda olduğu görevleri çatışma içinde olabilir.

Rol çatışması içinde olan birey yabancılaşma ve işe yaramazlık duygusuna kapılarak moralini bozabilir, içinde bulunduğu kurumu değersiz görerek çeşitli yorumlar yapabilir ya da diğer bireylere yönelik güveninde azalmalar olabilir. Bunun sonucunda da birey, çatışmayı meydana getiren olay ya da kişilerden kaçabilir ve çözebilecek olanakları tamamen ortadan kaldırabilir. Rol çatışmasının bir diğer olumsuz etkisi de, çatışma yaşayan bireylerin zihnen aşırı derecede meşgul, sessiz ve çekingen hale gelerek diğer bireyler ile iletişim kurmada güçlük çekmeleridir.

2. Rol belirsizliği: Bireyin kurumdaki hakları, iş yükümlülükleri ve ayrıcalıkları ile ilgili bilgi eksikliğidir. Ayrıca kurumsal yapının tam olarak belirlenmemiş olması ve bireylerin geleceklerinin şansa bağlı olması da rol belirsizliğini artırmaktadır. Diğer taraftan örgüte yeni katılan bireylerin rol ve görevleri ile ilgili yetki ve sorumluluklarının da açıkça belirlenmesi gereklidir.

Rol belirsizliği yaşayan birey, işinden nasıl bir rol beklediği konusunda kararsızlık yaşayacak, kaygıları artacak ve iş doyumu da buna bağlı olarak düşecektir. Birey kendi içinde ve diğer bireylerle çatışmalara girebilecektir.

3. Aşırı veya fazla hafif roller: Aşırı roller, bireyin işi karşısında niteliksel ve niceliksel olarak zorlandığını hissetmesi halinde ortaya çıkar. Bu aşırılık, işgörenin çok hızlı çalışmasına, gücünü ve dikkatini son haddine kadar zorlamasına neden olur. Aşırı iş yükü, insanların gerektiğinde “hayır” diyememesinden kaynaklanır. Hayır diyememenin de birçok nedeni vardır. Bu nedenlerin başında kariyerini tehlikeye atmamak, olumsuz insan izlenimi yaratmamak gibi endişeler yer alır. Fazla hafif roller ise, kısa zamanda rutinlere oturtulabilen, açık, sade ve can sıkıcı işlerle ilgilidir. Rolün yalınlığından kaynaklanan can sıkıntısı, bireyin yeteneklerinin, işinde yeterince değerlendirilmediği kuruntusuna yol açar. Bunların yol açtığı stres nedeniyle, alkol bağımlılığı, çeşitli psikosomatik (aynı zamanda hem beden hem de ruhla ilgili olan) bozukluklar, işten alınan doyumun düşmesi riski de gündem de olacaktır. (Akat ve diğerleri, 1994:349).

 

Başarılı Satış için Bazı Önemsemeler

Kendi alanımdaki en iyileri kendime örnek alacağım. Onlar ne yapıyorsa, ben de onu yapacağım.

Her bir satış ilkesine empati ve hevesi katacağım.

Kendimi olumlu, neşeli ve hedef odaklı tutup. Satıştaki başarımın % 80’inin tavırlar olduğunu bilip. Yeteneğin başarıya katkı sının % 20 olduğunun farkındayım

Herhangi bir şeyin yapmaya değer olduğunu düşündüğümde, başlangıçta kötü yapmaya da değer olduğuna da inanacağım ve denemekten korkmayacağım.

Satışta “kazanma eşiğini” oluşturacağım. Yetenekli küçük farklılıkların, sonuçlarda büyük farklar yaratacağını biliyorum.

Düşüncelerime dikkat edeceğim. Düşüncelerimin niteliğinin, yaşam kalitemi belirlediğini biliyorum.

Satış yaparken cesur davranacağım, bilinmeyen güçler yardıma gelecektir.

Her zaman iyim ser olup. Olup bitenleri hayra yoracağım.

Bu yıl kazanmak istediğim parayı düşünüp kendimi şimdiden o parayı kazanırken hayal ediyorum.

Kendimi hiç durmadan rahat olduğum bölgeden çıkarmaya zorlayıp. Her gün yeni şeyler deneyeceğim.

Harekete geçmeden önce düşünecek, sonra da kararlı davranacağım. Talih cesurların yüzüne güler.

Kendimi kendi sektörümdeki en çok parayı kazananlardan biri olarak düşündüğümde,                O zaman nasıl düşünüp, nasıl konuşup ve nasıl davrandığımı göreceğim?

Satış başarıma etki eden her alanda kayda değer bir şeyler yapacağım.

Reddedilme korku sunun beni geride tutma sına izin vermeyeceğim. Biliyorum ki, reddedilen ben değilim.

Kazananlarla beraber olup. Kendi sektörünüzdeki en iyilerle görüşeceğim.

Dinlemeyi alışkanlık haline getirecek ve müşterinin mümkün olduğunca çok konuşma sına izin vereceğim.

Olduğum ve olacağım her şeyin sorumluluğunu alıyorum. Çünkü sorumlu benim.

Kendimi bir satışçıdan ziyade bir danışman olarak göreceğim ve müşteriye de öyle göstereceğim.

Her müşteriye, bir sorunu çözme si ya da bir hedefine ulaşma sı için yardımcı olma fikriyle yaklaşacağım.

Satışın % 80’nini gerçekleştiren % 20’lik gruptaki satıcılar arasında yer almaya karar verdim.

Sattığım ve rakiplerimin s attığı her şeyi en ince detayına kadar öğreneceğim.

Olumlu, nazik, sabırlı ve kolay geçinilen biri olacağım-gerçekte ne kadar meşgul ol sam da.

Beni bulunduğum yere taşıyan her ne ise, orada tutmak için yeterli gelmeyeceğini biliyorum.

Kendimi, kendime bir kaynak, müşterilerime bir danışman, bir vekil, bir kılavuz olarak düşüneceğim.

Stratejik düşünüp. İstediklerime uygun hedefler belirleyeceğim ve bu hedeflere ulaşmama sağlayacak düzgün eylem planları çıkaracağım.

Telefonu bir iş aracı olarak profesyonelce ve ustalıkla kullanmayı öğreneceğim.

İşimi planlayıp ve planımı işleyeceğim.

Bulunmak istediğim yerden gitmek istediğim yere nasıl ulaşacağımı önceden tam olarak belirledim.

Yaptığım her şeyde sonuç odaklı olacağım. Bu üstün performans gösterenlerin kilit özelliğidir.

Satışta altın kuralı uygulayacağım: “Size nasıl s atış yapılmasını istiyorsanız başkalarına da öyle satış yapın”

Müşterilerimin çıkarlarına duyarlı olacağım ama orada bulunmamın sebebinin yarenlik etmek değil, satış yapmak olduğunu as la aklımdan çıkarmayacağım.

İş ve özel hayatımda bahane bulmak ve başkalarını suçlamaktan kaçınacağım. Bu üstün insanın bir özelliğidir.

Memnun müşterilerin yazılı ifadelerini her fırsatta kullanıp referans yapacağım.

Satışta Dolaylı Çaba Kuralını uygulayacağım. Müşteriyle ilişkime konsantre olursam, s atışın kendiliğinden geleceğini biliyorum.

Bir insanın, onun dostu olduğuma ve onun çıkarlarına göre hareket ettiğime inanmadıkça, benden asla satın almayacağını biliyorum.

Müşterimi dikkatlice dinleyerek ve onun düşünce ve görüşlerine saygı duyduğumu göstererek, müşterimin öz-değerini artıracağım.

Bir müşteriyle yaptığım konuşma sırasında, asla eleştirmeyip, suçlamayıp ve şikâyet etmeyeceğim.

Kendi oyunumu oynayıp; satış süreci için planımı yapacak ve bu planı takip edeceğim.

Dürüstlük kutsaldır, kendime karşı dürüst olmaktan daha önemli bir şey olamaz.

Yaptığım her şeyin değerini, benden beklenen satış sonuçlarıyla ölçeceğim.

Her müşteriyle kaliteli bir satış ilişki si kurup, bunu koruyacağım.

Müşterilerin derin bilinçaltı gerek sinirlerini tatmin edeceğim. Bu, kendi sini önemli, değerli ve saygıdeğer hissetmenin gerek sinimidir.

Müteşekkir olup. Karşılaştığım herke sin, bana yaptığı her şey için teşekkür edeceğim.

Ürün veya hizmetimin, müşterinin aradığı faydayı tamı tamına karşıladığını ve buna karşılık fiyatının da uygun olduğunu göstereceğim.

Şirketimin verdiği garantinin yanı s ıra, müşterinin memnun kalacağına dair kendi kişi s el garantimi de koyuyorum.

İşimden ve sektörümün geleceğinden iyim s erlikle s öz edip. Şüphe ve endişelerimi kendime s aklayacağım.

Hayatımın, ben bir şeyler yaptıkça güzelleşeceğini biliyorum. Her gün, kilit beceri alanlarımda ilerleme kaydetmek için bir şey yapacağım.

Müşterimin endişelerini anladığımı var s aymayacağım. Bu endişeleri açıklığa kavuşturmak için sorular soracağım. “Tam olarak neyi kastediyorsunuz?” diye sorup cevabını bekleyeceğim.

Başkalarıyla birlikteyken, enerjik, iyim s er ve teşvik edici olacağım. Biliyorum ki, karşılaştığım herke s omzunda ağır bir yük taşıyor.

Hem kendimin hem de şirketimin en düşük riskli, en yük s ek değeri katacak ve en kolay şekilde iş yapılacak biri ve öyle bir şirket olduğuna müşterimi ikna eder s em, o müşteriyi kazanacağımı biliyorum.

Mükemmelliğe adanmışlıktan daha azını kabul etmenin, vasatı kabul etmek demek olduğunu biliyorum.

                     Not: Brian Tracy’nin Kitabından Alınmıştır.

Farklı olmak zorundasınız.

Üzülerek ifade edebilirim ki, birçok şirket ve KOBİ’mizin özellikle üst yöneticisi ‘Daha başka nasıl başarılı olunabilir ki, ben küçüklüğümden beri bu sektörde yetiştim, sektörü çok iyi biliyorum ve bu iş başka türlü yapılamaz’ düşüncesine sahip.

Yarım yüzyıldır, her 10 yılda bir farklı bir konuda başarıyı yakalamak zorunda olan şirketler için başarı göstergeleri sürekli değişmektedir. TÜSİAD’ın yayınları arasında olan “Yeni Rekabet Stratejileri ve Türk Sanayisi” başlıklı dokümanda bu başarı göstergeleri detaylı bir şekilde açıklanmıştır.

1960’lı yıllara kadar şirketleri başarıya götüren konu verimliliği artırmaktan geçiyordu. II. Dünya Savaşı sonrası talebin arzın çok üzerinde olması nedeni ile yoğun rekabet ortamına henüz girmemiş şirketler, daha verimli olma başarısını gösterdiklerinde, doğal olarak başarıyı da yakalıyordu.

1970’lerde, üretim arzının talebe yaklaşması ve yeni rakiplerin pazarlara girmesi nedeni ile daha ucuza üretebilmek gündeme geldi. Artık, maliyetleri düşürebilen ve daha ucuza satabilen şirketler başarılı kabul ediliyordu. Hala, talep arzın üzerinde idi ve üretilen her şeyi, kalitesine bakmadan, almaya hazır bir müşteri kitlesi vardı.

1980’li yıllarda ürün kalitesini artırmak şirketlerin başarı göstergesi haline geldi. Japonya’da başlayan, ABD’de devam eden ve tüm dünyaya yayılan kalite rüzgârları başarıya doğru esiyordu. Bu arada, toplam kalite konusunda dünya liderlerinden olan Deming’in daha 1960’lı yıllarda, Devlet İstatistik Enstitüsü’ne istatistik konularında danışmanlık yapmak üzere defalarca Türkiye’ye geldiğini, özgeçmişini yazdığı kendi sitesinden öğreniyor ve talih kuşunun defalarca kafamıza konduğunu, ancak bizim bundan yararlanamadığımızı üzüntü ile öğreniyoruz.

1990’lı yılların başarı göstergesi ise, şirketlerin hızlı ve esnek olmasından geçiyordu.

Berlin Duvarı doğrudan doğruya, hızlı hareket edemeyen ve değişime anında ayak uyduramayan şirketlerin üzerine yıkılıyordu. Hızlı ve esnek olabilmek, üretim arzının hızla arttığı, küreselleşme nedeni ile rekabetin giderek yoğunlaştığı dünyamızda en önemli başarı kriteri oluyordu.

2000’li yılların başarı göstergesi ise ‘benzersiz’ olmaktan geçmektedir. Yeni yüzyılın bir numaralı gerçeği olan ‘benzersiz olmak’, sadece yaratıcı gücün ortaya çıkarabileceği özgün stratejilerden geçmektedir. ‘Rakiplerimize oranla farklı biçimde başarılı olma’ olarak da tanımladığımız stratejiye olan ihtiyaç her geçen gün daha fazla artmaktadır. Yüzlerce ulusal, binlerce küresel rakip arasında ‘benzersiz’ olunabilir mi? Bu soruya bütün şirketlerimiz ‘evet’ cevabı verebilir mi bilmiyorum ama bu var oluş ve yok oluş savaşıdır. Ulusal ve uluslararası rakiplerine göre farklı şekilde başarılı olmak isteyen bütün şirketlerimizin bu konuda başarılı olacağını söylemek mümkün değildir. Ancak, başarılı olanlar bu şekilde düşünenler arasından çıkacaktır.

Üzülerek ifade edebilirim ki, birçok şirket ve KOBİ’mizin özellikle üst yöneticisi ‘Daha başka nasıl başarılı olunabilir ki, ben küçüklüğümden beri bu sektörde yetiştim, sektörü çok iyi biliyorum ve bu iş başka türlü yapılamaz’ düşüncesine sahip. Tepe yöneticisinin böyle düşünmesi halinde, o şirketin strateji üretmesi imkânsızdır.

Doğru düşünce şekli ‘Biz bulabiliriz veya bulamayız ama bu iş mutlaka daha farklı bir şekilde de yapılarak başarıya ulaşılabilir’ şeklindedir. ABD paten enstitüsü başkanı yirminci yüzyılın başında ‘Yapılabilecek bütün icatlar yapıldı, artık pek fazla icat kalmadı’ diyebilmiştir. Oysa sadece yirminci yüzyılda bulunan icatların sayısı, daha önceki bütün dönemlerin toplamından fazla olmuştur.

Unutulmamalıdır ki, 2000’li yıllar rakiplerimize göre ‘benzersiz’ olma becerisini bulabilme yıllarıdır. Ya benzersiz olan ürün veya hizmeti bulur, yaptığımız işin tadını çıkarırız veya diğer binlerce rakibimiz gibi yaparak, hayatta kalmak için çırpınır dururuz.

Yapılacak Çok İş Var; Her Şeye Yetişemiyorum…

Mehmet Bey “Yapılacak çok iş var!” derken, yüzündeki sinir ifadesi, bana ciddi bir sorunu olduğunu düşündürdü. Devam etti: “Her şeye yetişemiyorum!”

 Yirmi dakika daha konuştuktan sonra Mehmet Bey beni soru yağmuruna tuttu: “Yalnızca ben mi bu sorunu yaşıyorum? Bununla yaşamayı öğrenmem mi gerekiyor? Bu benim işimde kronik bir durum mu? Bana yardım edebilir misiniz?”

Mehmet Bey’e ilk söylediğim şey, Fortune 500 şirketlerinden 140’ıyla çalışmış biri olarak, karşılaştığım profesyonellerin % 95-99’unun benzeri sıkıntılar yaşadığı oldu. Mehmet Bey yalnız değildi. Günde beş dakikasını ayırmaya söz verirse, kendisine yardımcı olabileceğimi söyledim. Bu sürede, stresini yenmek için, başarısı kanıtlanmış iki basit yöntemi tam olarak uygulayacaktı. Kabul etti. Ona söylediklerim aşağıda.

Mehmet Bey’in Sorunu Mükemmeliyetçiliğinde Yatıyordu
Öncelikle Mehmet Bey’den, her gün yapabileceğinden daha fazlasını yapmayı düşünme yetisine sahip olduğunu kabul etmesini istedim. Başarısını sınırlayan dört unsur vardı: zamanı, yeteneği, kaynakları ve enerjisi. Düşüncelerini yalnızca yeteneği sınırlayabilirdi. Mehmet Bey tereddüt ederek sorunun bu kısmının yeteneğinden kaynaklandığını kabul etti. Gününü nasıl planladığına geçtik.

İki büyük hata: 

*-  Sıradan bir “yapılacaklar listesi” kullanmak

*-   İşlerin ne kadar süreceğini tahmin edememek ve buna göre ayarlama yapamamak

Yapılacaklar Listesi Yardımcı Olur Ama Stres Yaratır
Mehmet Bey bana bir danışmanın onu yapılacaklar listesi kullanmaya teşvik ettiğini söyledi. O da ne yapacağını düşünüp bunları yapılacaklar listesine titizlikle yazıyordu. Hepsini yapmak için yoğun çalışıyordu. Günün sonunda, yaptığı her şeyi aynı titizlikle kontrol ediyordu. Bana bir önceki günün yapılacaklar listesini gösterdi.

“Güne 30 işle başladım. Erken geldim, öğle yemeğine çıkmadım ve fazla mesai yaptım. Gün içinde listeye 4 iş daha ekledim. Günün sonunda, yaptığım 3 işe baktım. Sizce arabama yürürken ne düşünüyordum? Yaptığım 3 işi mi, yoksa halen listemde duran 31 işi mi? Yoğun çalışıp fazla mesai yaptıktan sonra yapılacaklar listemin günün sonunda güne başlarkenki halinden daha uzun olması karşısında kendimi nasıl hissettiğimi düşünüyorsunuz? Kendimi berbat hissettim,” dedi Mehmet Bey birdenbire.

“Mehmet Bey,” dedim. “Stresinizin kaynağı yapılacaklar listesi. Bundan hemen ve sonsuza dek kurtulmanızı sağlayacak bir yol önereceğim.”

Yapılacaklar Listesi Bir Çelişkidir
Yapılacaklar listesinin nasıl bir çelişki içerdiğini açıkladım. Mehmet Bey yapılacaklar listesi kullanan pek çok insan gibi aklına gelen her şeyi listeye ekleyiveriyordu. İşe erken gelerek, öğle yemeğini atlayarak ve geç saatlere kadar çalışarak, tüm işleri bitirmeye çalışıyordu. Listeye sayısız iş koyuyordu. Zaman, enerji ve kaynak kısıtlarından dolayı yalnızca sınırlı sayıda işi halledebiliyordu. Baştan kaybetmek üzerine kurulu bir durumdu bu.

Sıradan bir yapılacaklar listesi kullanmak, pek çok profesyoneli, “Her şeye yetişemiyorum” gibi negatif bir hisse dayalı yaşamlar sürmeye mahkum ediyor. Bu negatif inanç, tam başarı için gereken enerjinin bir kısmını tüketiyor.

Yapılacaklar Listesi Stresine Basit, Ucuz ve Anında Çözüm
Yapılacaklar listesi stresini psikolojik bir rahatsızlık olarak tanımlarsak, bu durumun penisilini, basit bir kayıt yöntemi ve bir öncelik listesi olacaktır. İşin güzel yanı, bu ikisi, penisilinden daha hızlı etki gösterecektir.

Önce, yapılacak işleri aklınıza gelir gelmez not edebileceğiniz bir yöntem bulun. Bunun için bir not defteri, bir avuçiçi bilgisayar ya da normal bir bilgisayar kullanabilirsiniz.

Güne başlarken bir öncelik listesi oluşturun. Öncelik listeniz, tuttuğunuz notlardan oluşacaktır. Buradaki kritik fark şudur: Yalnızca o gün yapabileceğinize inandığınız öncelikleri listenize koyun.

Tahmin Etmek: Kritik Adım
Çoğu insan bu bir dakikalık basit adımı atlıyor: her işin ne kadar sürebileceğini tahmin etmek, sonra da listeyi buna göre ayarlamak. İki ipucu:

İşler genelde düşündüğünüzden daha uzun sürer; buna göre planlama yapın.

Beklenmedik işler için zaman bırakın ki hayal kırıklığına uğramayın.

Gün içinde başka yapılacak işler aklınıza geldikçe bunları hemen not edin. Bundan sonra, o an uğraşmakta olduğunuz öncelikli işe dinç kafayla ve tamamen yoğunlaşmış bir biçimde dönebilirsiniz. Not ettiğiniz için herhangi birşeyi unutma ihtimaliniz yoktur.

Mehmet Bey’in Durumunda Neler Değişti?

Sıradan Bir Yapılacaklar Listesi Kullanan Mehmet Bey
Mehmet Bey arabasına doğru ilerlerken 3 iş yapmış ve orijinal listesindeki 30 işin yalnızca %10’unu tamamlayabilmişti. Halen yapılacak 31 işi bulunuyordu. Sizce Mehmet Bey hangisine odaklanmıştı? Yaptığı 3 işe mi, yoksa halen listede duran 31 işe mi?

Not Etme Yöntemini ve Öncelik Listesini Kullanan Mehmet Bey
Mehmet Bey’in notları, kendisi yarın öncelik listesini oluşturana kadar bir köşede bekleyecek. Mehmet Bey arabasına yürürken, güne başlarken belirlediği 3 öncelikli işi bitirdiğini düşünüyor. Gülümseyerek “Nihayet hepsini yaptım,” diye aklından geçiriyor.

Anında Üçlü Kazanç
Mehmet Bey ile aynı durumdaysanız, not tutma yöntemi ve öncelik listesi ile üçlü kazanç sağlayabilirsiniz.

Birinci Kazanç: Bütün Zihinsel Enerji Önceliklere Odaklanır
Mehmet Bey sorununun kronik bir bölümünün “Asla hepsini yapamayacağım!” endişe ve inancından kaynaklandığını anlamıştı. Endişeye neden olan zihinsel ya da ruhsal enerji, o anın en önemli işine odaklanmasını önlüyordu.

Not tutma yöntemi ve öncelik listesi ile, her şey değişti. Bugün Mehmet Bey bir günde yapabileceğinden çok fazlasını yaratma yetisine sahip olduğunu kabulleniyor ve bunun için minnettar. Kazananların tarafına geçti; çünkü en önemli olana odaklanıyor.

İkinci Kazanç: Artan Başarı
Bugün Mehmet Bey’in daha fazlasını başarmasının iki nedeni var:

Her şeyi yetiştiremediğini düşünerek odağını kaybetmiyor.

Zihinsel enerjisinin % 100’ünü sürekli odaklayarak kazananların tarafına katılıyor.

Üçüncü Kazanç: Artan Memnuniyet, “Hepsini Yetiştirdim”
Çoğu zaman günün sonunda öncelik listenize bakıp şu görkemli sözleri söyleyebildiğinizi hayal edin: “Hepsini yetiştirdim!” Daha da iyisi: “”Yine hepsini yetiştirdim!”

15 Saniyelik Özet; Size Sunulan Değer

Sorun  :Yapılacak çok iş var! Her şeye yetişemiyorum!

Sorununuzu Çözecek Durum: Yeteneğinizi kabullenin; bir günde yapabileceğinizden çok fazlasını planlayabilirsiniz.

Anında Kullanabileceğiniz Basit Çözüm:

Yapılacak işleri yaratırken, bunları hemen not edin.

Gününüzü planlarken, yalnızca o gün yapabileceğiniz öncelikli işleri belirleyin.

Her işin ne kadar süreceğini tahmin edin ve öncelikleri buna göre ayarlayın.

Bekleyebileceğiniz Sonuçlar

Bütünüyle başarıya odaklanmış zihinsel enerji

Özellikle önemli işlerde artan başarı

Her işi düzenli olarak yetiştirmenin sağladığı memnuniyet

Yorucu bir iş gününün ardından evinize gidip ayaklarınızı uzatmanın hayalini içinizde taşırken, patronunuz önünüze iki klasör daha koyunca eminiz dünya başınıza yıkılıyordur. Ama bilin ki bu durumu yaşayan yalnız siz değilsiniz.

insankaynaklari.com’un “Mesai bitti… Genellikle ne yapıyorsunuz?” konulu anketi; çalışanların %14,1 i mesai sonrasında ofiste çalışmaya devam ettiklerini belirtiyor.

* Yurt dışında ise daha şaşırtıcı bir tablo karşımıza çıkıyor:
Nisan 2000 tarihinde yapılan bir araştırmaya göre çalışanların %24 ü günde 10 saatten fazla ofiste çalışırken, %48 i çok sık ve %6 sı sürekli olmak üzere toplam %98 si hafta sonunun bir gününü çalışarak geçiriyor.

 

Liderlik ve Yönetim

Günümüz Bilgi  toplumunda  bilgiden olabildiğince  faydalanarak  sentez  oluşturmak  ve Vizyon  koymak  çok  önem  kazanmıştır. Böylelikle de  değer  yaratılabilir. Bu da daha  çok  liderler  veya  iyi  yöneticiler  tarafından  yapılıyor.

Etkili  olamayan  liderler  veya  yöneticiler, bazı    ülkelerde  krizlerin    olmasına    ya da kurumlarda  iflaslara  ve  başarısızlıklara   neden  olmaktadır. Örneğin; Kâr,  satış  cirosu, kalite, milli  gelir, işsizlik  oranı   gibi  değerler, olması  gereken  noktaların  çok  altında  ise başarıdan  söz  edilemiyor.

Peki  nasıl  Lider  olabiliriz? Liderlerin  belirgin  zihinsel  ve  fiziksel özellikleri  vardır.

VİZYON, OLUMLU  OLMAK, İYİ  İLETİŞİM, SABIR, ÖNCELİK  KOYABİLMEK, DÜRÜSTLÜK,  TUTARLI  OLMAK, RİSK  ALMAK, SES  TONU, BOY, YÜZ…….gibi.

Bu  özellikler  ne kadar  güçlü  ya da  çoksa o kadar  etkili  bir  lider  veya yönetici  olabiliriz. Bunların  yanında     bilgi ve  yetki de    çok  önemlidir. Sürekli kendimizi     geliştirmeli  ve  yetkimizi  kötüye  kullanmamalıyız.

Liderler, bulundukları  konumlarına   göre, personelleri, toplum  ve  ilgili   Kurumlar  ile  ilişki    içindedirler. Bu    ilişkilerden  olumlu     neticeler  almak  ve  en  üst  düzeyde  faydalanabilmek çok önemlidir.  Liderler, ancak  iletişim  becerilerini   geliştirerek,  oluşturdukları    vizyonu  anlatıp   ikna  eder    ve     kişileri  peşlerinden  getirtebilir.

Liderlerin, kendi  alanları    ile  ilgili  bilgilerin  yanı  sıra; Toplantı yönetimi, zaman  yönetimi, etkili  karar verme yöntemleri  gibi  bazı  bilgileri  öğrenmeleri  yönetim  olarak  işlerini çok  kolaylaştırır. Zamanı  iyi  kullanıp, daha   etkili  kararlar  verebilirler.

Var  olmayan  kaynakları, ortaya  çıkaranlar  lider, olan  kaynakları  etkin  şekilde  idare  edenler ise  iyi  yöneticilerdir.

Önemli  olan Liderlerin, kendilerinde  var  olan  özellikleri  daha da geliştirip,  olabildiğince  etkin  kullanabilmeleridir. Böylece  büyük  bir  güce  ulaşılabilir.

Sonuç; Lider  olabilmek  için; etkin  iletişim, etik  değerlere  sahip  olma, bütünsel  bakış açısı, birçok  bilgiden faydalanarak  sentez  yapabilme  ve  vizyon  koyabilme  özelliklerinin  olması  yeterlidir. Böylelikle de  bulunulan  konumda değer  yaratma  işlevi de  kolaylıkla  gerçekleşebilir.

Lideri Durum ve Koşullar Belirler

Başkalarına önderlik etme sorululuğunu yüklenenlere gözlenmesi gereken veya beklenen kaliteler nelerdir. Bu konuda standart bir reçete vermenin anlamsız olacağı açıktır. Liderlerin ve liderliğin zaman ve duruma göre çok çeşitli formları ve uygulamaları gözlenebilmektedir. Belirli bir zaman ve durumda olağanüstü başarılı ve etkili görülen bir lider bir başka durum ve zamanda etkisiz ve sönük kalabilmektedir. (Peter Prensibi)

Fakat gerçekte beklememiz gereken durum da budur. Bir liderlik olgusunun oluşması en az beş temel elemanın bir araya gelmesi ile oluşmaktadır. Lider, takipçiler, zaman, yer ve koşullar. Buna göre bu bileşenlerin her zaman parlak bir lider yaratacak bir bileşimde bir araya geleceğini söyleyemeyiz. Bir birey belirli bir zamanda belirli bir gurup için etkin bir lider olabilirken, bir başka zaman ve durumda bir başka kişi gereken lider olabilecektir. Kişisel saplantılar ve statü kaybetme duygusu birçok durumda bu doğal oluşumun gerçekleşmesini engellemekte ve liderler pozisyonlarını kaybetmemek için direnmekte veya yeni duruma yapabilecekleri katkıları esirgemekte ve gurupların lehine oluşabilecek fırsatlar yitirilebilmektedir. 

Liderlik Zor ve Karmaşık Bir Olgudur;                                                                                           Liderlik problemi zor ve karmaşık bir yapıya sahiptir, fakat bu durum o nu irdelemek ve alınması gereken dersleri almamızı engellemek için yeter bir neden değildir. Burada temel bir zorluk liderlik etkisinin algılanmasının bir ölçüde sübjektif olduğu, liderlerin bir anlamda başkalarının onları lider olarak algılaması ile lider olabildiği ve bu sürece belirli bir mistisizmin katıldığı gerçeğidir. Bu durum belirli tarihi dönemlerde kral ve sultanların kendilerine insanları yönetme hakkının tanrı tarafından verilen kutsal bir hak olduğu tezini kuvvetle işledikleri, kendilerine bu tezde yardımcı olacak dini ve laik entelektüel destekler bulabildikleri ve insanların bu tezleri reddetmek yerine kabul etmenin kendi çıkarları için daha uygun buldukları gözlenebilmektedir.

Liderlik konusuna eski yaklaşımlar, başkaları üzerinde kendilerini izleten bir etki yaratan insanların tanımı güç, doğuştan gelen, içgüdüye dayanan, kişiye özel gizli bir güç sahibi olduğu doğrultusunda idi. Bu tanımlanması güç bir kalite idi. Bu kişilerin duygu, yorum ve davranışları genel olarak onları haklı ve doğru işler yapmaya sürüklüyor ve izlenmelerini makul ve gerekli hale getiriyordu. Bu bir Allah vergisi kapasite idi. Bu kapasite ile doğmamış olanların bunu sonradan edinebilmeleri mümkün değildi.

Çeşitli liderlik örnekleri yakından analiz edilip liderliğe özel araştırmalar sürdürülünce bu ilk varsayımların çok gerçeği yansıtmadığı ortaya çıktı. Bu varsayımlar doğal ve karizmatik liderlik durumlarında kısmen doğru olabildiği halde yönetimde liderlik farklı bir sosyolojik konum idi ve bilim ve sanatın bir bileşimi olarak eğitim ve deneyim ile edinilebiliyordu. Liderliğin doğuştan gelen kapasitelerine sahip olmayanlar bile, “çalışanlarınızı suçlamayın”, “sesinizi hiç bir durumda yükseltmeyin”, “başarılar çalışanlara başarısızlıklar yöneticilere ait olsun”, “çalışanlarınızı başarı üstünde yakalamaya ve bunu vurgulamaya özen gösterin” gibi kuralları benimseyip uyguladıklarında insanların güvenini kazanarak onlar üzerinde pozitif etkileri olduğunu görebilmekte idiler. Her eline fırça alan bir Rembrand, Van Gogh, Salvator Dali, Botticelli olamayabilir ama resim yapmanın temel kurallarını öğrenek, bakmaya değer hoş şeyler yapabilecekleri kuşkusuzdur. İş hayatı karizmatik dehaların değil, işinin gereğini yapan profesyonellerin arandığı bir ortamdır. Liderlik eğitimi insanların geliştirebilecekleri türden yeteneklerini geliştirerek diğer insanlarla faydalı ve olumlu iş ortamları yaratabilmelerine olanak sağlamaktır.

Bir sosyolojik olgunun insanları farklılaştırarak (lider olan-olmayan) tedirginlik ve kuşku yaratması, çok boyutlu yaklaşımlar gerektirmesi, çözümlerinin uygulanabileceği sosyal ve teknik düzenlerin olmayışı bu konuların ihmaline neden olmamalıdır. Liderlik olgusunun, kendisine ihtiyaç duyulan ortamlarda gözlenebilmesi insan sorunlarının ve bunalımlarının çözülmesinde son derecede olumlu katkılar yaratmaktadır. Liderlere ihtiyaç duyulan ortamlarda ihtiyaca göre lider yaratılamayacaktır. Kimin gerekli lider olacağı da belirlenemeyecektir. O halde insanları gereken durumlarda, gereken sorumlulukları yüklenerek, gereken çözümleri üretecek potansiyel liderler olarak eğitmek toplumların kendi geleceklerine yapacakları olumlu bir yatırım olacaktır.

 Temel Liderlik Özellikleri;                                                                                                              Aşağıda liderlik üzerine yapılan çalışma ve araştırmalardan damıtılan ve herkesin her durumda liderlik sorumluluğunu üstlenebilmesi için temel özellikler olarak düşünülen yedi kapasite verilmektedir. Liderlik bu kapasitelerin kişide bir arada bulunması ile meydana gelen bir sinerjik özelliktir. Bu nedenle veriliş sırası önem taşımamaktadır.

Öz-Güven: Kendi yeteneklerinin ve değerinin bilincinde olan, başkalarının takdirini beklemeyen, kibirli ve saldırgan olmayan sakin fakat kararlı bir öz-güven başkalarının güvenini de kazanmak için çok etkilidir. Öz-güven aynı zamanda öz-disiplin ve irade anlamıma da gelmektedir. Bunların eksikliği insanları hataya ve başarısızlığa götüreceğinden, kişinin öz-güveninin de oluşumunu engelleyecektir.

Tutarlı Kişilik: Kişiyi diğerlerinden ayıran özellik erdemlerinin mükemmelliği değil, bu erdemler ile insanı zaaflarının karışımından oluşan tutarlı kişiliğidir. Gerçek bir liderin mükemmel bir kişiliği olması beklenmemelidir. Beğeni ve saygı toplayan kalitelerinin yanında kendisini izleyenlere bağlayan insanı kusurları da liderliğini etkilemeyecektir. Kendi üstünlüklerinin ve zaaflarının bilincinde olan ve bunları savunma mekanizmaları ile gizlemeye çalışmayan bir lider, sorunların üzerine enerji ve kararlılık ile gidebilmekte, vaktini ve enerjisini kendini savunma mekanizmaları geliştirmeye harcamamaktadır. İzleyenlerin güvenini sağlayan özellik liderlerin üstün yetenekleri değil kendileri ile barışık ve tutarlı olmalarıdır.

Samimiyet: Etkin bir lider bu dünyanın insanı olduğu görünümünü verir izleyenlerden üstün olduğu görünümü vermeyen mütevazı bir yaklaşımı vardır. İnsanlara sevgi ve anlayışsal yaklaşır, duygu ve sorunlarını paylaşır. Farklı sosyal yapı ve eğitim düzeyinde olan insanlarla ilişki kurmakta güçlük çekmez. Bu insanlarla ilişki kurarken statü kazandığı veya kaybettiği anlayışına girmez.

Canlılık: Bu özellik başkaları ile liderin enerji alışverişini kolaylaştırır. Gerçek liderler etraflarına enerji ve canlılık aşılayan bir kaynak gibidir. Kendisine yaklaşan çivi ve iğneleri de mıknatıslandıran bir mıknatıs gibidirler. Bu özellikleri izleyenlerin davaya bağlılıklarını, aksiliklerden yılmamalarını sağlar. Ayrıca bu canlılık liderin dava dışındaki konularla da yoğun ilgi duymasını ve bu şekilde yeni görüş ve fikirlerle yeni heyecanlar edinmesini ve etrafa yaymasını sağlar. Sadece ağaçlar değil orman da görülür hale gelir.

Canlı ve yaratıcı bir zekâ: Liderler genelde çevrelerindeki olguları algılama ve yorumlamada ve bunlara uygun tavırlar almada aktif bir zekâya sahip olduklarını gösterirler. Zekâ ve yaratıcılık liderlere ilgilerini ve enerjilerini daha anlamlı, ekonomik ve karizmatik olarak kullanabilme olanağı sağlar. Belki de liderlere doğuştan gelme bir yetenek görünümü veren ve eğitimle geliştirilmesi güç olan kapasite budur.

Sağduyu: Sağduyu liderin temel ve anlamlı olguları, ayrıntı ve sıradan olgulardan ayırabilmesini, bütün ve parçalar arasındaki ilişkileri görebilmesini sağlayan kapasitedir. Diğer kapasitelerle birleştiği zaman lider sağduyusunu yaşadığı sınırlı deneyimlere dayanarak ta olsa hızla geliştirebilmektedir. Bunun bir kısmı ise estetik ve filozofik reflekslerden kaynaklanan doğuştan içgüdüsel bir özelliktir fakat Liderler bunu liderlikleri doğrultusunda geliştirebilirler.

 İnsanları Anlama ve Haberleşebilme:                                                                                            Liderlerin görüşlerin ve talimatların sözlü ve yazılı haberleş ilmesinde eylemi ve etkinliği geliştiren bir becerileri olduğu gözlenmektedir. Liderler haberleşmeyi etkili bir motivasyon mekanizması olarak kullanabilmektedir. İnsanlara motive edebilmenin birinci koşulu onların duygu ve heyecanlarını anlayabilmek ve bunları sözlü ve yazılı olarak onlara tekrar geri verebilmekten geçmektedir

Efsane CEO’dan 19 altın öğüt

Herkes General Electric efsanevi CEO’su Jack Welch’i tanır. Bu şirkette gerçekleştirdiği başarıyla bütün dünya tarafından takdir edildi, izlendi. Emekli olduktan sonra ise konferanslara katıldı, kitaplar yazdı. Bu süper yöneticinin çok yeni bir kitabı daha yayınlandı. Kızı Suzy Welch ile birlikte hazırladığı “Winning” (Kazanmak) adlı kitapta öğrencilerden işadamlarına kadar geniş bir yelpazeye sesleniyor. Kitabını 19 Ana başlıkta toplayan Welch içinde çok önemli değerlendirmeler yapıyor, örneklere yer veriyor. Ancak, en önemlisi, “altın öğüt” denebilecek şekilde önerilerde bulunuyor. Capital, bu önemli kitaptan öne çıkan 19 öneriyi bir araya getirdi.

1-  MİSYON VE DEĞERLER ÖNEMLİ:                                                                                                         İş dünyasındaki insanlar sıklıkla misyonlardan ve değerlerden söz eder. Ancak, çoğunlukla gerçek faaliyetler değil de, boş konuşmalardır bunlar. Kimse böyle olmasını istemez AMA her iki kavramın DA soyut ve yüce karakterde olması, konuşmaları bu şekilde sonuçlandırır.

Misyonunuzu daha belirgin, değerlerinizi daha somut hale getirmezseniz, çok şey kaybedebilirsiniz. Şirketinizin öyle hemen Arthur Andersen, DA Enron gibi çökeceğini söylemiyorum; onlar misyon ve değerlerdeki erozyonun uç Örnekleridir, Ancak, şirketiniz, işyerinizin duvarında asılı o hoş sözler listesini gerçekten rehber edinmezse, tüm potansiyeline yaklaşamayacağını bir şekilde anlatmak istiyorum.

Bakın, iyi bir misyon tanımlamanın ve onu destekleyen değerler geliştirmenin, vakit Alan ve sıkı sıkıya bağlılık gerektiren bir İş olduğunu biliyorum. Eve gitmek yerine, uzun ve çekişmeli toplantılar yapmanız gerekebilir. Asıl işinize dönmek yerine, uzun e-mail tartışmaları DA yapabilirsiniz. Gerçekten hoşlandığınız kimi İnsanlara, misyonunuza uymadığı ya DA değerlerinizi taşıyamadığı için “güle güle’: demek gibi bir acıyı DA yaşayabilirsiniz. Böyle günlerde, keşke misyon ve değerler belirsiz ve jenerik olsaydı diyebilirsiniz.

Ancak, öyle olmamalılar. Gerekli zamanı verin. Gerekli enerjiyi harcayın. Onların gerçek olmasını sağlayın.

2-  AÇIK SÖZLÜ OLUN:                                                                                                                              Açık sözlülük her zaman işe yarar, çünkü karmaşayı ortadan kaldırır.Evet. Belki çoğunluk, açık sözlülüğün insan doğasına aykırı olduğunu düşünüyordur. Ancak. Her gün altı trenine yetişmek için sabah beşte uyanmak da öyledir. Saat 13:00 daki önemli toplantıyı kaçırmamak için öğle yemeğinizi masa başında yemeniz de öyledir. Ancak, ekibinizin ve organizasyonun hatırına, sıklıkla bu türden kolay olmayan işlere soyunursunuz.

Herkesin, her zaman, içinden geçenleri doğrudan söylediği bir dünya tahayyül etmek tabii ki imkânsız gibidir. Çok fazla enformasyon girişine yol açacağı için, böyle bir şeyi istemezsiniz de muhtemelen. Ancak, yolun yarısını bile alsak, İş dünyasında açık sözlü olunmamasından kaynaklanan birçok sırrın üstesinden gelebiliriz. Bu DA, daha iyiye gide yolda büyük bir değişiklik olacaktır.

3-FARKLILAŞMA:                                                                                                                                    Eğer ekibinizde en iyileri bir araya getirmeli İstiyorsanız, farklılıklarla yüzleşmeye hazır olmalısınız. İnsan yönetimine dair herhangi bir sistem bilmiyorum ki, daha iyisini, daha şeffafı adil ve hızlı olanı sağlayabilsin.

Elbette mükemmel değildir. Ancak farklılık tıpkı açık sözlülük gibi, İşinizi aydınlatır ve her açıdan daha iyi yol almanızı sağlar.

4-ÇALIŞANLARIN SESİ VE SAYGINLIĞI:                                                                                               General Electric gibi büyük bürokrasisi ol; kurumlar, sistemleştirilmiş kimi şeylere ihtiyaç duyar; insanlarla görüşmeye başlamak için buzlan kırıp onlara ulaşmanız gerekir. Ancak, şirketinizde ya DA ekibinizdeki bütün seslen duyabilmenizi garantiye Alan tek yöntem bu değildir. Size gelen yaklaşımı bulmanız gerekir.

Herkesin düşüncesinin pratiğe geçirilmem DA her bir şikâyetin karşılanması ihtiyacından söz etmiyorum elbette. Bu tamda, “yönetim kararı” iğimiz şeydir. Şurası kesindir ki, bazı insanların fikirleri diğerlerinden daha iyidir, kimi insanlar daha zeki. Daha yaratıcı ya DA daha deneyimli olabilir.

Ancak yine de herkesin söylediği dinlenmeli ve saygıyla karşılanmalıdır. Onlar bunu isterler. Sizin de buna ihtiyacınız var.

5-LİDERLİK NE ZAMAN BASLAR ? :                                                                                                            Lider olmanın tek ve basit bir formülü yok. Olsun! Liderlik, tüm o dengeli hareketlere, tüm sorumluluğa ve baskıya dair kimi zorluklar barındırır.

Yine de, iyi liderlik vardır ve bütün görünümleriyle karşımıza çıkar. Sessiz liderler de vardır, gürültücü olanlar DA. Analitik liderler de vardır, ant kararlar alanlar DA. Kimileri ekipleriyle birlikte bir çivi kadar sağlamdır, kimileri daha efendidir. Yüzeysel olarak baktığınızda. “Bu liderlerin paylaştığı nitelikler nedir sorusuna yanıt vermekte zorlanırsınız.

Derinine baktığınızda İse, hepsinin çalışanlarına, büyümeye ve başarıya tutkuyla bağlı olduğunu görürsünüz. Kendileriyle barışık olduklarını görürsünüz. Gerçekçi, açık sözlü, iyimser, dürüst ve insancıldırlar.

Bana sıklıkla, liderliğin doğuştan mı geldiği, yoksa sonradan kazanılan bir özellik mi olduğu sorulur. Yanıt, tabii ki, “İkisi birden”dir. IQ ve enerji gibi kimi karakteristikler doğuştan geliyor gibidir. Diğer taraftan kendine güven gibi kimi liderlik özellikleri sonradan, ya annenizin kucağında, ya okulda, ya üniversitede ya da spor yaparken öğrenilir. Ve bazı şeyleri de tekrar eden deneyimler sonucu işte öğrenirsiniz; bir konuda çabalamak, yanlış yapmak ama o yanlıştan sonuçlar çıkarıp kendine güvenini kazanarak yeniden deneyip doğrusunu yapmak.

Çoğumuz İçin liderlik, bir gün patron olduğumuzda başlar ve kurallar değişir. Daha öncesinde, işiniz sizinle İlgiliydi. Ama şimdi, işiniz onlarla ilgilidir.

 6-İŞE KİMLERİ ALMALI?                                                                                                                               İşe birini alırken amacınız sahaya doğru oyuncuları yerleştirmektir. Neyse ki şanslıyız, değerli insanlar her yerde var. Bilmeniz gereken, onları nasıl toparlayabileceğiniz.

Hoşunuza giden insanları işe almak epey kolaydır. Sonuçta uyanık kaldığınız saatlerin büyük bölümünü onlarla geçireceksiniz. Uygun deneyim sahibi insanları işe almak da kolaydır. İşlerini yapacaklardır.

Ancak, arkadaşlık ve deneyim asla yeterli değildir. İşe aldığınız her insanın olgunluğu, zekâsı ve dürüstlüğü de önemlidir. Bunları kazandıktan sonra, heyecan, coşku ve tutkuyla sıkı bir çalışma içine girmeyi koymalısınız sıraya. Bunların da ötesinde, özellikle üst düzey yönetici pozisyonunda, özgünlük, öngörü, başkalarına öneride bulunma konusunda isteklilik ve esneklik de göz önünde bulundurulmalı. Bunların hepsini bir araya getirdiğinizde, kazanacak insanları buldunuz demektir.

7-EN ÖNEMLİSİ İNSANLARI YÖNETMEK:                                                                                 Şirketinize değerli insanları aldıktan sonra işiniz, bu kez onları kazanan bir ekip haline getirmek, bunu yönetebilmektir.İnsan kaynaklarına önem verin ama dümeni işin uzmanı bir kadroya bırakın. Geliştirilen gerçekçi ve dürüst değerlendirme sistemlerine dayanarak, insanların işlerini nasıl yaptıklarından emin olun. Motivasyonu ve akıllı bir ücret politikasını, yetişmeyle, eğitimle, para ve tanınmayla birleştiriri. Hiç çekinmeden ödemeli ilişkilere girin. En büyük dikkatinizi, en büyük bileşeninize, ortadaki yüzde 70’lik kesime verin. Ve son olarak organizasyon yapınızı düzeltmeye ve düzleştirmeye bakın.

Bu altı adımı birden atmak, tabii ki vakit alacaktır. Ancak, şirketler, bina, makine ya da teknoloji değildir. Onlar insanlardan oluşur. Bir İste, onları yönetmekten daha Önemli ne olabilir?

8-YOLLARI AYIRMAK DOĞALDIR:                                                                                                              İş dünyasındaki acı gerçeklerden biri de, işten çıkarmaların işin bir parçası olduğudur. Ancak, bu, mutlaka feci bir karmaşayla sonuçlanacakları anlamına gelmez. Konuyu doğru bir şekilde ele aldığınızda, elbette hoşa giden bir durum geçerli olmasa da, işten çıkarmalar, ilgili herkes içim “tolere edilebilir” şekilde yaşanabilir.

İşten çıkarmanın ardında bıraktığı iz, sizin için, şirketiniz için ve hepsinden çok da işten çıkarılan kişi için, uzun sürelidir.

Şurası açık ki, eğer şirketiniz çöküş içerisindeyse, işten çıkarmalara çocukça bir masumiyetle yaklaşılmazsınız. Eğer birileri bu bozulmadan sorumluysa, onları hızla kapı dışarı etmek zorundasınız.

Ancak, diğerleri için, ayrılma nedenleri gri bölgede yer alır. Her zaman yolların ayrılması söz konusu olabilir, sürece hâkim olacak kişi İse siz olmalısınız.

Birinin gitmesi gerekiyorsa, bundan kaçınmayın. Yalnız ona sürpriz yaşatmayın. Ve asla onu küçümsemeyin

9-DEĞİŞİM NASIL OLMALI?                                                                                                                   Değişim hakkında çıkarılan onca patırtı düşünüldüğünde; şaşırmamak ve bunalmamak elde değil. Ancak, gerçekte önemli diyebileceğimiz 4 ayrı başlık var: Her değişikliğin açık bir mantıksal temeli olmalı ve bu doğrulukla kavranmak. Doğru İnsanların sizin yanınızda olması sağlanmalı. Değişime ayak direyenlerden kurtulmalı. Ve başkasının talihsizliğiyle sonuçlansa bile. Her bir fırsat yakalanmak. İşte hepsi bu kadar. Değişeceğim diye her şeyinizi kaptırmamaya, çıplak yakalanmamaya bakın.

10-KRİZLER OLACAK, İYİ YÖNETİN:                                                                                                          Her zaman krizler olacaktır. Ve tırmanışa geçtiklerinde, gerçekten de korkunçtur! Sanki eviniz yanıyormuş da kendinizi dışarı atamı yormuşsunuz gibi hissedersiniz.

Zor gibi görünse de, o yakıcı sıcağın ortasında kaldığınızda bile, alevlerin sonunda sönüp gideceklerini düşünmeye çalışın. Sönüp gidecekler, çünkü siz bunun İçin bir şeyler yapacaksınız. Sorunun büyüklüğünü göğüsleyecek ve çözümü geliştireceksiniz, aynı zamanda yarınınızı düşünüp işinizi devam ettireceksiniz.

Sonunda gün gelecek, o yarına ulaştığınızı anlayacaksınız. Dumanlar dağılacak ve yapının hasar gören bölümleri ya onarılacak ya da yeni parçalarla değiştirilecek. Olanlardan elbette mutlu olmayacaksınız, ancak geriye dönüp baktığınızda sizi şaşırtan bir görüntüyle karşılaşacaksınız; bina şimdi her zamankinden daha güzel görünüyor olacak.

11-ÖNCE STRATEJİ BELİRLEYİN:                                                                                                                  Torch adlı restoranda akşam yemeği yediğimiz bir gün, oturduğumuz sandalyeden pencereye bakıp onun hemen kapı komşusu durumundaki Upper Crust Pizza adlı küçük ama mükemmel dükkânın önündeki pizza dağıtımı yapan motosikletleri, otomobilleri ve koşturup duran İnsanları izledik.

Bu yerin ekonomisine dair bir oyun oynadık aramızda. En sıkı ve sağlamcı rakamlarla bile bakıldığında, en muhafazakâr tahminler yapıldığında bile, Upper Crustın çok kârlı bir yer olduğu sonucuna vardık.

Upper Crust için koşturan onca insan, stratejilerini gözden geçirme gibi bir tavır içinde değildiler. Yalnızca beş dilime ayrılmış o büyük pizzalarına ulaşmaya çalışıyorlardı. Tüm soslarıyla birlikte hazır edilmiş o pizzaya.

Strateji meselesini tabii ki bu kadar basite indirgemek istemiyorum. Ancak bu kadar çok da büyütülmemeli. Doğru pizzayı bulmalı ve yönünüzü belirlemelisiniz, doğru insanları yerlerine koymalı ve herkesin yaptığından daha iyiye ulaşabilmek için deli gibi çalışmalısınız, en iyi pratiklere ulaşmalı ve onları her gün daha da ileri taşımalısınız.

Köşe başındaki dükkân sizin olmayabilir ancak stratejinizi belirlerken ona göre hareket etmeniz gerekir.

 12-YENİYİ BAŞLATMA KEYFİNİ YAŞAYIN:                                                                                               Henry Fonda, Dave Packard ve Bili Gates gibi efsanevi girişimciler, kimse inkâr edemez ki, heyecan ve zaferin birer örneğidir, diğerlerinin bulunduğu çizginin dışına çıkıp yeni bir şeyler başlatmış ve onların şaşırtıcı derecede büyümesini izlemişlerdir,

Ancak, şu da bilinmelidir ki bütün şirketlerde, her çeşitlilik ve büyüklükte fırsatlar bekleyip durmaktadır,

Onları kavrayın, Tutkuyla toplayın, motive insanlarla birlikte onlara önderlik edin, sahip olduğunuz her şeyle onlara kaynak yaratın ve nefes alabilmeleri için onlara oksijen sağlayın.

Büyümek mucizevî bir şeydir ve iş dünyasında genelde ilk duraktan yola koyulmanız gerekmez, Yeni bir şeyleri başlatmanın, özellikle eski bir yapının içerisindeyken yeniyi başlatmanın kışkırtıcılığı kadar eğlenceli ve saf bir şey yoktur.

13-BÜTÇE YAPMAK HAYATİDİR:                                                                                                                Hangi sektörde ya da hangi ülkede çalışıyor olursa olsun, iş dünyasından dinleyicilere bütçelemenin doğru yollan hakkında konuştuğumda, hep aynı soruyu yöneltirini: “Şirketimde bir işe bütçe ayırma süreci, öngördüğüm değişikliği yapabilmem için fazlasıyla sıkı. Bu durumda ne yapabilirim?”

Benim yanıtım, vazgeçmemektir. Bu çok önemlidir. İlk başta yetersizmiş gibi görünebilir ama konuşmaya başladığınızda ve konuşmalar birbirini takip ettiğinde değişiklik de başlar. Herkes: sahte gülücüklere ve anlaşmalı düzene’ dayalı dinamiklerin farkındadır, bunu yaşamaktadır, ancak bütçeleme için gereken enerji ve gerçeklik yine de buradan çıkacaktır. O yüzden siz yeterince büyüyüp geliştirirseniz, insanlar nasıl başa çıkacaklarını bilmeseler ele arkalarını dönüp gidemezler.

Konu akıllarında takılıp kalır. Gerçekte, bütçeyi büyütecek bir yaklaşım her zaman vardır ve onun yerine daha iyisi konabilir. Çin’de ortalama yüzde 15 büyüme hızına sahip bir sanayi şirketini alıp, yılda yüzde 40’m üstünde büyüme sağlayan bir sistemdir bu. İnsanlara yenilik yapma konusunda esin verebilir ve başa çıkmanın imkânsızmış gibi göründüğü dünya çapında rekabet içinde, her geçen gün daha üretken hale getirir. Burada, şirketin yönelimi ve geleceği konusunda süren tartışmalarda masanın diğer tarafında oturan insanları sizinle aynı tarafa getirebilmek önemlidir.

Çok basit: doğru “bütçe” süreci, şirketin rekabet etme biçimini değiştirebilir. Bütçelemeden bahsettiğinizde insanlar genelde feryat eder: bu neredeyse zorunlu bir kötülük haline gelmiştir. İşte bu böyle olmaz ve olmaması gerekir. Zira değişimin bir yerden başlaması gerekir; bu neden siz olmayasınız?

14-BİRLEŞMELER BÜYÜMENİN YOLU:                                                                                           Birleşme değişiklik demektir. Değişiklik kötü değildir, Ye birleşmeler genelde, iyidir. Sadece iş dünyasının zorunlu bir bileşeni oldukları için değil, aynı zamanda kârlı bir büyüme potansiyeli de barındırdıkları ve sizi organik büyümenin ulaşamayacağı bir hızda, şaşırtıcı derecede stratejik ve yeni bir pozisyona soktukları için.

Evet, birleşme ve evliliklerde de kimi zorluk vardır ve araştırmalar şunu göstermektedir ki, bu birleşmelerin yansından çoğunda yeni bir değer oluşturmamaktadır. Ancak yine de bu istatistiğin kurbanı pozisyonuna düşmemek gerekir. Hatalardan kaçındığınızda ulaşacağınız formül bellidir: 1+1 = 3.

15-ALTI SIĞMADAN KAÇMAYIN:                                                                                                         Zamanla insanlar, “Altı Sigma”nın ne olduğunu ve onu bir organizasyon içinde nerede kullanıp kullanmayacaklarını anladılar. Yine büyük çoğunluk, birkaç aylık bir uygulamanın ardından, onun rekabetçi gücünü takdir etti. Genelde kendiliğinden bir şekilde, onun misyoneri geldiler.

Artık “Altı Sigma”yı duyduğunuzda, ondan kaçınmanıza gerek yok. Onun “sapma, kötüdür’’ diye özetlenebilecek o basit önermesini anladığınızda, siz kendiniz de yüzde 60 oranında bir “Altı Sigma” uzmanı haline geleceksiniz. İşin kalan yüzde 40’ı ise, bu kötülüğü defetme çabanız olacak

16-DOĞRU İSİ SECİN:                                                                                                                                  Kişisel tarihime bakıldığında, tüm kariyerin aynı şirkette geçiren insanlar arasında yer aldığım için, diğerlerine göre küçük bir klübe üye olduğum söylenebilir. 1961’de üniversiteden mezun olduğumda, bu durum neredeyse bir kuraldı. Bugünlerde ise istatistikler, üniversite mezunlarının, MBA derecesi alanlar da dahil, ilk 10 yıl içinde birçok kez şirket değiştirdiğini ortaya koyuyor.

Bunun iyi ya da kötü olduğunu söylemiyorum, ne ise odur diye kabul ediyorum. İnsanlar aceleyle ve açlıkla hareket ediyor, kendileri için doğru İşi bulmaya çalışıyor. Bu noktada da çeşitli düşünceler doğuyor:

Birincisi, doğru işi bulmak, zaman, sabır ve deneme gerektiriyor. Hepsinden sonra, gerçekten o işi yapıp yapamayacağınızı bile düşünmeden önce, belli bir şey üzerine çalışmalı. “Onunla ilgili doğru bir hisse sahip misiniz” sorusunu bir kenara ayırmalısınız.

İkincisi, doğru işi bulmanız, işinizi daha iyi yaptıkça giderek daha kolay hale gelecektir. Belki biraz acımasız görünüyor ama gerçeklik böyledir Günün sonunda, yetenekli insanlar fırsatları toparlayabilenler olur. Doğru iş onları bulur.

Böylece, eğer iyi bir iş bulmak istiyorsanız, yapmayı sevdiğiniz İşi seçin, beraber olmaktan hoşlandığınız insanlarla çalıştığınızdan emin olun ve her şeyinizi onlara da verin.

Bunları yaparsanız, harika bir işe kavuşabilirsiniz ve artık o hayatınızdaki “iş günü”sıkıntısı ortadan kalkar.

17-TERFİ ETMEK ÖNEMLİ:                                                                                                                     Yukarıya doğru gitmek için, gerçekten yukarı gitmeyi istemeniz gerekir. Kimi terliler, şans eseri yaşanır ama bu pek sık rastlanan bir durum değildir. Kariyer söz konusu olduğunda doğru olan, şansınızı kendinizin yarattığıdır. Tüm bir iş yaşamınız boyunca birkaç kez çalıştığınız şirketi, hatta mesleğinizi değiştirebilirsiniz. Ancak, hareketinizin hep yukarıya doğru olmasına dikkat edin.

Beklentilerinizi aşın, işinizin ufkunu genişletin ve asla patronunuza sizin için sermaye harcamasını gerektiren bir neden yaratmayın. Sizin altınızda yer alan insanları yönetirken dikkatli olun. Gözlem biriktirebileceğiniz görevlere talip olun. Kendinize danışmanlar bulun ve hep pozitif davranışlar geliştirin. İşler ters gitmeye başladığında, sorunla başınız dik bir şekilde mücadele edin.

Evet, yapılması gereken bir dolu şey var gibi. Ancak bu konularda bir kısa yol oluşturmak da mümkün değildir, bu aşamalardan geçmeniz gerekir. Tüm bu yolculuk boyunca, istediğiniz terfileri istediğiniz zamanlarda elde edemeyebilirsiniz. Ancak, nihai olarak tüm bir “uzun yol”u alırsanız amacınıza ulaşacaksınız demektir ve bu bazen umduğunuzdan da çabuk olabilir.

18-İŞ-YAŞAM DENGESİ KURUN:                                                                                                           Başlıkta geçen dengeyi bir kez sağladığınızda. Her şeyi bilip hakim olma konusundaki ihtiyacınız da epey bir azalmış olacak. İş dışında, yaşamdan ne istediğinizi belirginleştirmeniz lazım.

İşte ise, patronunuzun ne istediğini belirginleştirmeniz, onu anlamanız lazım. Gidebilmeniz İçin, onun istedikleri birinci önceliğe sahiptir. Nihaî olarak her ikinizin birden ulaşırsınız, ancak anlaşma, söz konusu öncelik bağlamında sağlanacaktır. Performansın önemli olduğu destekleyici bir kültürel ortamda çalıştığınızdan da emin olmanız gerekir. İyi sonuçlar elde ettiğinizde kimi masraflarınızı!» karşılanacağından da. (Hatta bol bol harcırah alın. Gerektiği kadarını geri ödeyin, sonra hakkınızı yeniden doldurun).

İş-yaşam dengesini sağlayabilmek bir süren Doğru noktada durmak, tekrarla mümkündür. Deneyim ve gözlem arttıkça bu konuda daha iyi bir noktaya gelirsiniz ve sonunda belli bir sürenin ardından zorlanmadığınızı fark edersiniz.

19-KÖTÜ BİR PATRONA SAHİPSENİZ! :                                                                                         Mükemmel bir dünyada, bütün patronlarda mükemmel olabilirdi. Filmlerde ve kitaplarda kötü patronlardan söz edildiği pek nadirdir, country ve western tarzı şarkıların çoğu için de durum böyledir.

Kötü bir patrona sahipseniz, öncelikle problemin kendinizde bulunup bulunmadığını bir düşünün. Bu elbette kolay değildir, ancak çoğu durumda kötü patron, sadece hayal kırıklığına uğramış biridir.

Eğer problemin kendinizde olmadığına ikna olduysanız, kendinize, şirketinizin kötü patronla iyi sonuçlan birlikte barındırıp barındırmayacağını sorun. Eğer yanıtınız “evet” ise, yapılacak tek şey, zaten yapma arzusunda olduğunuz değişikliği gerçekleştirmektir. İşiniz kötü bir patrona tahammül etmeye değer mi? Eğer öyleyse, eskilerin dediğine uyup, yerinize oturmanız ve çenenizi kapatmanız icap eder.

Eğer değmeyeceğini düşünüyorsanız, kibar bir biçimde işten ayrılın.

Ve bir dahaki işinize başladığınızda, kötü patronu kötü yapan şeyin ne olduğunu, bunun sizi nasıl hissettirdiğini bütün ayrıntılarıyla hatırlayın, böylelikle patron olma sırası: size geldiğinde, aynısını yapmayın.

Yönetimde İnsan İlişkileri

Başta işletmeler olmak üzere, her türlü resmi ve özel kuruluşun yönetiminde egemen olmaya başlamış olan çağdaş eğilimler arasında özellikle şu ikisi büyük önem taşımaktadır;                                                                                                                                                1- Çağdaş işletmeler ve kuruluşlar çeşitli çıkarların çarpıştığı bir politika alanı niteliği kazanmıştır.                                                                                                                                              2- Çağdaş işletme ve kuruluşların  yönetiminde sermayeden çok, insan öğesi ve dolayısıyla insan ilişkileri  daha çok öne geçmiştir.

Yönetici hedeflere insan öğesinin yardımıyla ulaşır. Hiçbir yönetici emrindeki insanların veya işbirliği yaptığı kişilerin yetenek ve arzularının ötesinde bir başarı sağlayamaz. Bu nedenle insanları motive etmesi, davranışını müessesenin yararına göre değiştirmesi, çaba ve faaliyetlerini işe ve amaca doğru yöneltmesi gerekir. Bunun içinde yerine ve zamanına göre onları inandırması, kontrol altında tutması, ödüllendirmesi ve gerektiğine cezalandırması gerekir.

Yönetimde insan ilişkilerinin başında gelen insan faktörünün önemi ile birlikte işgörenin tutum ve davranışına etki eden faktörler, işgören ilişkilerini etkileyen işveren tutum ve davranışları işgörenle yönetim arasındaki iletişim konuları da önem kazanmıştır.

I- YÖNETİMDE İNSAN FAKTÖRÜNÜN ÖNEMİ:

Birinci dünya savasına kadar insan öğesi üzerinde pek durulmamış, işveren ve işçiler arasındaki ilişkilerde sürekli bir güvensizlik oramı söz konusu olmuştur. Savaş sırasında ve sonrasında işçi işveren temsilcilerinin ortak konularda çalışmaları güvensizliği ortadan kaldırmış ve işbirliği kurma gereği ortaya çıkmıştır. ; örgütün bir sosyal sistem olduğu ve insanın sosyal sistemin en önemli etmenini oluşturduğu görüşü gelişmiş ve benimsenmiştir. İnsan sorunlarının üretime engel olduğu ve bu nedenle de bu sorunların giderilmesi gereği üzerinde durulmaya başlanmıştır. Bu araştırmaların ve gelişmelerin sonucu olarak yeni yönetim anlayışı İnsan ilişkileri üzerinde durmuştur.

İnsan ilişkilerini; işçinin uygun bir işe yerleştirilmesi, işçi ile hem yönetim hem de çalışma arkadaşları arasındaki iyi ilişkilerin kurulması ve böylece çalışma isteğinin artması sonucu üretimin yükselmesini sağlanmak oluşturmaktadır.

II- YÖNETİMDE İŞGÖREN TUTUMUNA ETKİ EDEN FAKTÖRLER:

Tutum denilince bireyin belirli bir kimse ya da durum karşısında kendine özgü bir biçimde tepki gösterme eğilimi anlatılmaktadır. Bir başka deyişle bireyin bir kişi veya olayda tepki gösterme durumudur.

Bireysel tutumlar, geçmiş yaşantı deneyim ve inançların bir sonucudur. Tutumlara, yaşanılan çevre, cinsiyet, yaş eğitim, kişinin inançları ve kişisel özellikleri etki eder. Tutumları şekillendiren inançlardır. Bu yüzden tutumların değiştirilmesi, inançların değiştirilmesine bağlıdır.

İnsan davranışlarını, özellikle çalışma ortamındaki davranışlarını, ihtiyaçları ve işle ilgili beklentileri etkilemektedir.

A-İHTİYAÇLAR                                                                                                                            A.Maslov’a göre ihtiyaçlar önem derecesine göre şöyle sıralanırlar:

* Fizyolojik ihtiyaçlar, * Korunma, * Sevgi, * Kendine değer verme,                            *Kendini gerçekleştirme

Bu ihtiyaçların biri doyurulmadıkça, diğeri ortaya çıkmaz. İnsanların çalışma ortamındaki ilişkilerinde sevgi, kendine değer verme ( saygı görme) ve kendini gerçekleştirme, yeteneklerini ortaya koyma ihtiyacı en fazla etkili olanlardır. Bir işyerinde, işgörenin insanları sevme ve sevilme ihtiyacının doyurulmaması uyumsuzluğa neden olur. Kendine değer verme veya saygı duyma ihtiyacı karşılanmadığında güvensizlik, güçsüzlük duygusu oluşur. İşgören yeteneklerine uygun bir iş yapmıyorsa bu durum onda hoşnutsuzluk ve tedirginlik yaratır. Yeteneklerine uymayan, anlamsız işlerle uğraşan kimi üstün yetenekli kişilerde, bıkkınlık, yaşamla olan bağlarda gevşeme, gövdesel-düşünsel gerilme gibi belirtiler görülür.

İş yerleri bu ihtiyaçları doyuracak şekilde düzenlendiğinde, işgören de uyumlu, güvenli ve huzurlu olacak bu durum işgörenin davranışlarına olumlu yönde katkı yapacaktır.

B-İŞLE İLGİLİ BEKLENTİLER:

İşe başlama: Tüm insanlar gibi çalışanlarda, bir grubun üyesi olmak, ona bağlanmak ihtiyacı duyarlar. İşe yeni giren işgörenlerin karşılanış biçimi, iş konusunda aydınlanması çalışma arkadaşlarıyla tanıştırılması işe karşı ilk izlenimlerin yönünü belirler. Daha işe ilk başlayışta olumlu izlenim edinen işgören, gerek yönetim, gerekse arkadaşlarıyla ilişkilerinde olumlu bir tutum içine girecektir.

İşin işgörene uyması – İş doyumu: Personelin işe uyumunun sağlanması işin gerektirdiği nitelik ve yeteneklerin işi yapan kişinin sahip olduğu nitelik ve yetenekler arasında bir uygunluğun bulunmasını işi yapan kişinin işinden tatmin duymasını ve işinde daha verimli olması ile ilgili faaliyetleri kapsar. ‘’ Örgütlerdeki araştırmalar, işgörenlerin dar sınırlar içinde tek düze çalışmalarının onlarda birçok psikolojik ve toplumsal davranış bozuklukları yarattığını; yaratıcılık gücünü büyük oranda yok ettiğini, çevresi ile ilişkilerinde bozulma olduğunu ortaya çıkarmıştır.’’

İş doyumsuzluğu: İşgörende tatminsizlik, huzursuzluk ve isteksizlik yaratır. İş doyumsuzluğu daha gizli biçimlerde verimsizlik, işi yavaşlatma, disiplin sorunları ve diğer örgütsel sorunların ardında yer alır.

İş doyumsuzluğu yakınmalara da neden olmaktadır. Yakınma işgörenin görevi ile astları ve üstleri arasındaki hoşnutsuzluktur. İster toplu ister bireysel olsun yakınmalar değerlendirilip çözülmedikçe, daha büyük sorunlara yol açması kaçınılmazdır.

Ücret: Kişinin verimini artırmada teşvik unsurlarının başında ücret gelir. Çalışan insan, sadece kendisini ve ailesini geçindirecek asgari düzeyde ücretle yetinmez. Daha rahat ve iyi bir yaşam, alınan ücretle mümkün olacaktır. Bu nedenle de tüm çalışanlar dikkatlerini ücret konusunda toplarlar. Bu yüzden verimi doğrudan etkileyecek bu unsurun dikkate alınması önemlidir. İşgörenle yönetim arasında ilişkilerin iyi olabilmesi, bir bakıma kişinin emeğinin karşılığını alması ve kendini güvencede hissetmesi ile yakından ilgilidir.

Yönetim ücret politikalarını belirlerken adil olmalıdır. Ne hak edilenden az, ne de çok verilmelidir. Çünkü her iki durumda işgören de denksizlik duygusu yaratır.

Moral: Kısaca bir insana veya insan grubuna hâkim olan iklim veya atmosferdir diyebiliriz. Düşük ve yüksek moral duygularının ortaya çıkmasında en önemli etken; belli bir grup veya kişi ile olan beşeri ilişkilerin geliştirilmesi biçimidir.

Başarılı ve etkili bir personel politikası örgütteki moral değerlerini önemli ölçüde etkiler, İyi bir moral işbirliği, canlılığı ve olumsuzluklara direnmeyi sağlar. Aksi durumda karamsarlık, işbirliği yokluğu ve sürtüşmelere yol açar.

Çalışma ortamı: İşverenin çalıştığı ortamın fiziksel özelliklerini ( gürültü sıcaklık vs.) işin içeriğini ve çalışma saatlerini kapsar. Yönetimin işgörene iyi ve sağlıklı bir çalışma ortamı sağlaması hem üretim hem sosyal ve insancıl açıdan önemlidir. Böyle bir ortamda işgören kendisine değer verildiği ve saygı duyulduğu İnsanca yaklaşıldığı duygusunu duyacaktır.

III- İŞGÖREN İLİŞKİLERİNİ ETKİLEYEN İŞVEREN DAVRANIŞLARI:

Bilgi Verme: İşgörenler, çalıştıkları örgütün amacı, çalışma koşulları ve yapılan değişikliklerden haberdar olmak isterler. İşgörenin ihtiyaç duyduğu bilgilerin verilmesi; işin düzgün yürütülmesi, karışıklıkların ve yanlış anlaşılmaların olmaması ve ilişkilerin sağlıklı yürümesi için gereklidir.

Yöneticiye Güven Duyma: Bunun için yöneticinin samimi olması ve işgörenin kendisini tanımasına fırsat vermesi gerekmektedir.

Emrin Verilişi: Emri vermede önemli olan; emri vermek değil, onu benimsetmektir. Emrin veriliş biçimi, yerine getirilmesinde önemli bir etkendir. Bu nedenle emirler açık, anlaşılır işgörenin bilgi yetenek ve uzmanlık alanına uygun ve birlikte çaba göstermeyi sağlayacak biçimde verilmelidir.

İstikrarlı Disiplin: Disiplin, cezalandırmadan çok, kuralları benimsetme, doğru yapılanları destekleme şeklinde olmalıdır. İşgörenin hangi durumlarda destekleneceğini bilmesi, güvenli olmasını sağlar.

Yönetime Katılma: İşin planlanmasında o işi yapan işgörenin fikrini alma, hem sorumluluğun bilinmesinde hem de işin düzenli, severek ve doyumlu yapılmasına imkân verir.

 IV- YÖNETİMLE İŞGÖREN ARASINDAKİ İLETİŞİM:

İletişim, “ Bir bireyden diğerine bilgi ve anlayışın aktarılması, anlamın paylaşılmasıdır ve yöneticinin işlerini yönetmek için başkalarına ulaşma sürecidir.”

İletişim, insanların birbiriyle ilişki kurma aracıdır. İletişimin önemli bir özelliği her zaman en az iki kişi arasında olduğudur. İletişimde bir gönderici birde alıcı öğeleri vardır. Göndericinin mesajı alındığında iletişim tamamlanmış olur. Ancak; alıcıdan göndericiye geri besleme yapıldığında bu iki yönlü iletişimi oluşturur. Bu tür bir iletişim etkili bir iletişim için gereklidir.

Mesajın alınması, anlamlandırılması ve eyleme geçirilmesiyle iletişim tamamlanmış olur. Ancak örgütlerdeki iletişim sürecinde mesajın kabul edilmesi ve geri besleme önem kazanır.

İletişim tüm insan ve grup ilişkilerinde önemlidir. Onların kişiliklerini, değer yargılarını, düşüncelerini anlamayı sağlar.

İletişim Araçları:

  1. Dil: Tüm insanların sözlü veya      yazılı kullandığı iletişim aracıdır. İşyerlerinde sözlü iletişim daha çok      kullanılır.
  2. Resimler: Daha çok sözlü      iletişime yardımcı araçlardır. İşletmelerde sıkça kullanılır. Bunlar      tablolar, grafikler, haritalar şeklinde olabilir.
  3. Eylem ( Sözsüz İletişim ) :      Yapılan her hareket yorumlandığı sürece bir iletişim aracıdır. Eylemde      bulunmasa bile bir iletişim yoludur.
  4. Beden Dili: Sözlü iletişime      yardımcı bir yoldur. Çalışma ortamında özellikle yüz ve eller beden      dilinin önemli unsurlarıdır.

Yöneticiler başkaları ile çalıştıklarından tüm işler ancak iletişim yoluyla diğerlerine aktarılmaktadır. İşgörenler de istek ve şikâyetlerini, önerilerini yine iletişimle üst kademelere iletmektedirler. Güven çalışanlar arsındaki iletişimde önemlidir. Güvensizlik insanlar arasındaki bilgi akışını engeller.

Örgütlerde ve işyerlerindeki iletişimin sürekli ve etkili olabilmesi için, mesajların açık ve anlaşılır olması, alıcının mesajı iyi dinlemesi ve karşılıklı güven önemli ve gereklidir.

Bugün artık işletmelerde insan faktörünün önemi, onları isteklendirme ile başarıya gidileceği, açıklık ve güven duygusunun yönetimde başarının temeli olduğu yaygın bir şekilde kabul görmüştür

İnsana verilen değer arttıkça işgücünün verimi, yaptığı işin kalitesi ve işletme için yaptığı özveriler de artacaktır. Bu da insanların daha fazla önemsendiği, görüşlerine değer verildiği, beklentilerinin karşılandığı bir yönetim anlayışı ile sağlanabilecektir.

 

 

Yöneticiler için başarı stratejileri

Değişim ve uyum başarılı yöneticilerin bir özelliği zamanla daha bir kendilerini kontrol edebilir hale gelmeleri ve zor durumlarla daha rahat başa çıkabilmeleri. Değişimlerin yaşandığı süreçlerde işi öğrenmeye odaklanıyorlar, yanlışlardan ders çıkarabiliyorlar, uyarılara ve geribildirime açık olabiliyorlar ve stres karşısında dengelerini koruyabiliyorlar. Pek çok yönetici uyum sağlayamadıkları için ya da direndikleri için “inişe geçiyorlar”. Kimi yönetim tarzını değiştirmiyor kimi de geçmişteki başarılarına bakıp değişimi gereksiz buluyor ya da değişimin başarısızlık getireceğini düşünüyor. Araştırmada bu tür yöneticiler diğerleri tarafından:

1.Risk almaktan çekindikleri

2.Otoriteye tepki gösterdikleri

3.Geri bildirime kapalı oldukları

4.Zorluklarla baş edemedikleri

5.Stratejik düşünemedikleri şeklinde nitelendiriliyorlar.  Okumaya devam et

Olduğu gibi lider olmak

Olduğu gibi liderlik, ezelden beri gündem de olan ve birtakım çevrelerde zaman tartışma konusu olan: ‘’ Lider olunmaz lider doğulur…’’ söylemine ters düşmektedir.
Elbette tarihte ve günümüzde arkasında koca bir toplumu sürükleyen, tarihe imzasını atan, basarî hikâyeleri dilden dile dolasan liderler vardır ve bu bireylerin biyografisi çoğu zaman bize lider dogma konusunda tereddüt bırakmaz. Bu liderlerin DNA sarmalları, kromozomları öylesine yerleşmiştir ki; çok küçük yaslarda bile ‘’ Bu adam büyüyünce tuttuğunu kopartacak, adam gibi adam olacak… ‘’ gibi yorumlar da alınır etrafından ve nitekim büyük çoğunlukla hakli da çıkarlar…                                                                                    İlginç bir devinimi vardır lider ruhlu kişilerin…
Pek boyunduruk altına girmedikleri gibi gözleri de inanılmaz karadır…
Hedefe kilitlendikleri an onları kolay kimse durduramadığı gibi, onunu de kesemezler…
Lakin…
Öte yandan hayatinin belli  bir döneminden sonra bir Arap ati gibi son anda hızlanıp basarî hikâyeleri yazanlar da inkâr edilemez…
Nerden geldiği, nasıl bir anda bu konuma geçtiğini anlayamazsınız bile…
Dolayısı ile genleri inkâr etmiyoruz ama azim ve Sabri da göz ardı etmemek gerek diyoruz…

Eğer liderlik yeteneği konusunda bir hüküm vermek icin gerçek ve etkili bir liderlik listesi olsaydı, bu eğitim uzmanlarının kesinlikle yeteneği geliştirmek ve tanımlamak adına kullanacağı sihirli bir liste olurdu…
Ne yazık ki, günümüzde gerçek dünyada kişisel gelişim uzmanlarının gönül rahatlığı ile kullanabileceği böyle sihirli ve gerçek dişi bir liste mevcut değildir.
Buna rağmen, eğitim uzmanlarının liderlik ile ilgili olarak tutunabilecekleri ve kendilerine temel alabilecekleri yeni bir yaklaşım da söz konusudur.
Liderlik konusunda yapılan bir takim çalışmalara istinaden, eğer diğerlerinin neden sizin tarafınızca yönlendirilmesi gerektiğinin açıklamasını yapabiliyor ve bunu tanımlarken de kendiniz olabiliyorsanız mükemmel bir lider olma hususunda sansınız var demektir…

Olduğu gibi lider… Ne demekse…
Bu kavram günümüzde birçok kişisel gelişim uzmanının ve otoritenin yavaş kabul etmeye başladığı bir kavram…

Eğer olabildiğince etkili ve basarîli bir lider olmak istiyorsanız öncelikle sizde var olan tüm yetenekleriniz ile olduğunuz gibi olmalısınız. Olduğu gibi olmak çok anlamlı bir olgu ama çoğunlukla çalışma hayatında kimse kolay sizin olduğunuz gibi olmanızı istemeyecektir. Onlar sizin herhangi biri olmanızı isterler. Onlar sizden bilinmiş, alışılmış liderlik vasıflarında, rekabete acık ve kendi arzu ettikleri gibi bir lider olmanızı beklerler.

Özellikle günümüzde çalışan kesim, çalışma, performans ve bir lider tarafından yönlendirilme hususunda daha hassas kriterlere sahiptir. Bir anlamda daha bilinçlidir ne isteyip istemediği ya da neyin kendisine uygun olup olmadığı konusunda…
Performans değerlendirmesi, güvenilirlik ve benzeri konularda çalışma hayati icinde hemen herkese düsen roller vardır ve liderler bu konuda nedense hep başrolü üstlenmektedirler.
Karşılıklı verimli performans ve güvenin sağlanması hususunda kişi hedefler ve tamamlayıcıları ile ilgili rahat ve bilinçli olmak durumundadır ki, bu her kademede çalışan icin ne olduğunun ve konumunun göstergesidir.
Özellikle liderler, bunların yani sıra gidecekleri yol konusunda da bilinçli olmak durumundadırlar.
Ama bütün bunların yani sıra artik hemen her turlu çalışma ortamında çalışanlar kendileri gibi insan ve hatta zaafları bile olan doğal liderler tarafından idare edilmelerini ve yönetilmelerini istemektedirler. Bu tip liderler kendilerinde var olan her turlu insani zaafa ya da kişisel eksikliklere rağmen; kışkırtma, vurgunculuk, imitasyon, enflasyon ve hatta kur ayarlaması ile ilgilenmeyip sadece isteklendirme ve aktivasyon ile ilgilenirler…

Olduğu gibi liderler, liderliğin her şeyin ötesinde bir ilişki ve iletişim bütünü olduğunu bilirler. Eğer sizi takip edenler ya da rol modeli olarak benimseyenler olmaz ise siz bir lider değilsinizdir. Bir çocuk nasıl ki ebeveynlerini rol modeli alıp takip eder, çalışanlar da doğal ve kendilerine değer veren, duygudaşlık sahibi ama ayni zamanda gerektiğinde sosyal sınırları alabildiğine önlerine çeken bir lideri de gönüllü takip ederler.

İsin asli…

Su gibi akan,
Soğut gibi esneyen
Ama
Gerektiğinde bir elmas kadar da sert olabilen
Olduğu gibi lider olmaktır…

 

Lider Yönetici Olmanın On Yolu

1 Çalışanları önemseyin
Baktığınız zaman, fabrikaları ya da makineleri olmayan şirketlerin en büyük piyasa değerlerine ve büyüme hızlarına ulaştığını görürsünüz. Çünkü asıl sermayenin çalışanların beynindeki bilgiden ve yaratıcılıktan yararlanmak olduğunu bilirler.

2 Emir vermeyin
Organizasyonlarda kademe yükseldikçe sorumluluk artar ama insanlara emir vererek iş yaptırmak zorlaşır. “Emir verme yetkisi” eskiden işlerin yaptırılması için kullanılan en basit formüldü. Artık değil! Emir verme yetkisi yerine insanları peşinizden sürüklemelisiniz. İnsanları ittirerek bir yere varamazsınız. Peşinizden gelmelerini ve dediklerinize değer vermelerini sağlamalısınız.

3 Çalışanları bağlayabilmek
Eskiden üretimin nasıl sağlanabileceği ve rekabetten nasıl korunabileceği en önemli sorunlardı. Günümüzdeki en önemli sorunlar müşterilere kendi ürünlerinizi nasıl seçtireceğiniz ve çalışanlarınızı kurumunuza nasıl bağlayacağınızdır. Özellikle sorunun çalışanlarla ilgili olan kısmı geleceğinize yön verecektir.

4 Motivasyon sağlayın
Yanınızda çalışanların heyecanını ve bağlılık duygularını nasıl artırabileceğiniz en büyük sorunlardan biridir. Yanınızda çalışanların sadece “karnını doyurmak” yeterli değildir. İnsanların kalpleri olduğunu, onlara insanca yaklaşmanın ve insani çalışma koşulları sağlamanın önemli olmadığını düşünüyorsanız başarısız olmanız kaçınılmazdır.

5 Esnek Olun
Her kuruluş ve şirkette yönetmelikler vardır. Bazı kural ve ilkeleri belirlemek ve uygulamak tabii ki önemlidir. Fakat esneklik payı her zaman olmalı. İnsanlara bir işi nasıl yapacaklarını değil, ne yapacaklarını söyleyin. Esnek olun ve şans verin. Yaratıcı olmalarına fırsat verin ve insanları hemen harcamayın.

6 Vizyon sahibi olun
Bazen kendi vizyonunuzu anlatarak karşınızdakinin sıkıntıdan patlamasına neden olabilirsiniz. Oysa vizyon sahibi olmak, içi boş hayallerden söz etmek demek değildir. Vizyon, amaca giden yolları görünür hale getirmeye ve insanları motive etmeye yarayan bir araçtır.

7 Amacınıza odaklanın
Enerjinizi nereye odaklayacağınızı bilmeniz lazım. Eğer bütün enerjinizi dağıtmak yerine tek bir noktaya odaklarsınız elde edilebilecek başarının ve gücün sınırı yoktur. Amacınızı belirlemezseniz önünüz açık bile olsa göremezsiniz.

8 Kulaklarınızı açın ve dinleyin
Aslında başkalarının tavsiyelerini uygulamak bir yana dinlemek bile istemeyiz. Bir vizyona bağlı kalarak o vizyonla yönetilmeyi seviyoruz. Ama başkalarının fikirlerini göz ardı ediyoruz. Kulaklarınızı açmazsanız ve duyduklarınızı önemsemezseniz başarılı olamazsınız.

9 Yeni yönetim tarzları oluşturun
Yeni yönetim tarzlarını kabul etmemek gibi bir seçeneğiniz yok. “Alışılagelmiş emir-komuta zincirinden vazgeçmem” diyorsanız kaybeden taraf olacaksınız. Tüm organizasyonlar yepyeni yaklaşım ve yöntemlerinin gerekliliğine inanıyor.

10 Arkadan gelenlere işi ögretin
En hızlı koştuğunuz noktada bayrağı başkalarına devretmeniz lazım. Yönettiği kuruluşun uzun vadeli geleceğini düşünenlerle kendi kişisel çıkarlarının peşinde koşanların en kolay ayırt edildiği nokta şudur: Bayrağı arkadan gelen kişiye devretmeyi bilmelisiniz.

 

Bir Yönetici Nasıl Olmalı ?

Yönetici olmak cazip bir iş.
Her gencin gönlünde ileride yönetici olmak yatıyor.
Problem şu ki :
Bir yönetici nasıl olmalı? Bu gerçeği bilenlerin sayısı çok az.                                                YÖNETİCİ dağınık olmamalıdır . Örgütleme, planlamadan sonra gelen en önemli yönetim fonksiyonudur. Eşyaya hükmedemeyen, zamana hükmedemez!  Ne var ki, kendini örgütleyemeyen de, şirketini örgütleyemez.
Şirket yöneticilerinin bana en sık sordukları sorular zaman yönetimine dairdir. Cevabım kısa: Eşyaya hükmedemeyen, zamana hükmedemez! Önce eşyayı düzene
sokmalıyız ki, zamanımızı olabildiğince değerlendirebilelim. Bu çerçevede yıllar önce
hazırladığım bir testi dikkatlerinize yeniden sunmak istiyorum. Örgütleme, planlamadan sonra gelen en önemli yönetim fonksiyonudur. Örgütün sahip olduğu
beşerî, malî ve diğer kaynakları; örgüt amaçları uğruna en iyi biçimde tahsis ve konuşlandırma sürecidir. Ne var ki, kendini örgütleyemeyen, şirketini örgütleyemez. Aşağıdaki testten geçebilen yöneticilerin, şirketlerini optimum düzeyde örgütleyebileceklerinden şüphem yoktur.
BU TESTEN GEÇEN YÖNETİCİDİR  EVET / HAYIR
1. Dosyalarındaki gerekli bir evraka bir dakika içinde ulaşabiliyor musun?
2. Sekreterin/asistanın istediğin evrakı beş dakika içinde dosyasından çıkarıp getirebiliyor mu?
3. Sabahleyin bürona adım atarken, birinci derecede yapman gereken üç işin ne olduğunu biliyor musun?
4. Bu işleri günün sonunda genellikle bitirebiliyor musun?
5. Sekreter veya asistanınla günlük, elemanlarınla haftalık mutat değerlendirme toplantını yapıyor musun?                                                                                                                                     6. Elemanlarına, yetki alanlarına giren, amaçları ve bitirme tarihleri belli görevler mi veriyorsun?
7. Görevlerin zamanında yapılmasını sağlamak için, her zaman elemanlarını yönlendiriyor musun?
8. Başvuru kaynakları dışında, masanda en az bir haftadır bakmadığın evrak olur mu?
9. Son üç ayda, masanda kaybolduğu için cevap yazamadığın önemli bir mektup oldu mu?
10. Düzenli biçimde, ‘Bana hâlâ cevap vermedin, o halde…’ tarzında mektup veya telefonlar alıyor musun?
11. Son üç ayda, programlanmış herhangi bir randevu, toplantı veya özel günü unuttuğun oldu mu?
12. Haftada bir günden fazla, çanta dolusu evrakla eve gittiğin oluyor mu?
13. Çalışma saatlerinde, ister telefon ister ziyaretçi şeklinde, konsantre olma kabiliyetini etkileyen sık kesintilerden gına geliyor mu?
14. Üzerine almış olduğun görevleri aciliyet veya panik durumuna düşünceye kadar erteliyor musun?
15. Astlarından, içinden birkaç anahtar noktayı bizzat çıkarmak zorunda kaldığın upuzun raporlar alıyor musun?
16. Kendi hazırladığın raporlar aşırı ayrıntılı oluyor mu?
17. Masanda/odanda dergi ve gazeteler okunmadan üst üste yığılıyor mu?
18. Sık sık, kendi işlerine ek olarak, elemanlarının işlerinin bir kısmını da yapmaya yelteniyor musun?
19. Ayrıntılara dalıp yeni iş fırsatlarını göz ardı ettiğin oluyor mu?

ANAHTAR:
1–7. sorulara verilen her HAYIR cevabına 1 puan; aynı şekilde, 8–19. sorulara verilen her EVET cevabına 1  puan veriniz. Puanınız 1–5 arası ise, kendini çok iyi örgütlemiş bir yöneticisiniz. Tebrik ederim. Puanınız 6–8 arasında seyrediyorsa, biraz özenli çalışmayla ‘organize yönetici’ olabilirsiniz. Puanınız 9–12 Aralığındaysa, ciddi sorunlar var demektir. Mutlaka planlı bir çalışmaya ihtiyacınız vardır. Puanı 13–19 aralığında olanların özel konsültasyona ihtiyaçları vardır. Bir tür terapi gerekli olabilir!

Yandaki testten 1–5 arası puan alanları ‘organize yönetici’ sınıfına koyuyoruz. Bunlar için tek önemli tehlike, ‘Biz bu işi öğrendik!’ tarzındaki mağrur tavırdır. Öğrenmeden asla geri durmamalı, değişimin en önemli hayat yasalarından biri olduğunu hatırdan çıkarmamalıdırlar. Puanı 6–8 arasında seyredenlere ‘Hafif Dağınık Yöneticiler’ diyorum. Bunlar en kritik ‘yanlış’ cevap üzerinde odaklanmalı ve o yanlarını törpüleyecek çarelere başvurmalıdırlar. Sonra ikinci en önemli hataya geçmeli, onu izale etmeye
çabalamalıdırlar.

Puanı 9–12 arasında seyredenlere “Yarı Dağınık Yöneticiler” diyebiliriz. Düzensizlik bunlar için son derece yıkıcı olabilecek düzeye ulaşabilir.
Onlar için 7-adımlı bir süreç öneriyoruz:

7 önemli nokta
1. Birinci derecedeki üç sorumluluğunuzu sıralayın:
Satış, pazarlama, ürün geliştirme. Gibi.
2. Şirketinizin karşı karşıya bulunduğu en önemli üç meseleyi sıralayın: Nakit akışını düzeltme, pazarınızı genişletme, yeni ürünler geliştirme. Gibi.
3. Sorumluluklarınızdan hangilerinin şirketinizin amaçlarıyla doğrudan ilintili olduğunu kararlaştırın.
4. Bu sorumlulukların adam gibi ele alınmasını engelleyen hususları sıralayın.
5. Düzenli bir örgütlenme seansı yapın: Haftada bir saat, haftada iki yarım saat veya günde 15 dakika. Gibi. Doktor randevusunu kaçırın, ama bu seansları kaçırmayın!
6. İlk seansta en çetrefil meseleyi ele alın, sonra sırayla diğerlerini. Üç meseleyi birden çözmeye kalkmayın.
7. Her ay özel bir toplantı yaparak, problemlerinizin ne ölçüde sistematik tarzda halledilmekte olduğunu değerlendirin. Olumlu gelişme görüyorsanız, süreçlere devam edin. Aksi halde, yönteminiz üzerinde yeni baştan düşünün.

Puanı 13–19 arasında seyredenlere ‘Kökten Dağınık Yöneticiler’ desek, yeridir. Bunlar ciddi bir tedaviye muhtaçtır. Tedavinin ilk ayağı iş gününün akıllıca kullanılması olacaktır. Gününün hesabını veremeyen, büyük işlerin altından kalkamaz.

Her hafta nihai veriminizi ölçün

8. Hafta sonunda nihai verimliğinizi ölçün. En azından kendinize şu üç soruyu sorun ve bunlara doğru cevaplar verin:

* Görevlerimi karmaşıklaştırıyor muyum? Her birine gereğinden fazla zaman mı harcıyorum? Bazı işlerimin yetişmemesi bu yüzden midir?
* Yoksa görevlerimi basitleştiriyor, mümkün olduğu ölçüde verimlilik tekniklerinden yararlanıyor muyum?
* Maymuncu muyum? Başkalarının görevlerini sırtıma yüklenmekten yoksa zevk mi alıyorum? Yahut sırtıma açıkgöz yöneticilerimin boyuna maymun yüklediklerini fark etmiyor muyum?

Gün nasıl rasyonel kullanılır?
Puanı 13–19 arasında seyredenlere ‘Kökten Dağınık Yöneticiler’ desek, yeridir. Bunlar ciddi bir tedaviye muhtaçtır. Tedavinin ilk ayağı iş gününün akıllıca kullanılması olacaktır. Gününün hesabını veremeyen, büyük işlerin altından kalkamaz. İşte iş gününün rasyonel kullanımı için önerilenler:

1. Telefon kullanımınızı gözden geçirin. Hafta boyunca bir çetele tutun: Her gün yaptığınız konuşmaların hangileri gerçekten gerekli, hangileri lüzumsuz veya lüzumsuzca uzun, hangi telefonlara asistan veya sekreterinizin çıkması daha uygun.                                  Kararlaştırın.Gereksiz her türlü telefon yükünü sırtınızdan indirin.
2. Hafta boyunca verdiğiniz randevuları gözden geçirin. Bu insanların hepsiyle sizin görüşmeniz ne kadar gerekliydi? Hangileriyle asistan, sekreter veya bölüm yöneticilerinin konuşması yeterli olabilirdi?
3. Program dışı görüşmeleriniz ne sıklıkta olmuş?
Şirkete her gelenle görüşüyor musunuz yoksa? Çay, kahve ikramları kaç saatinizi almış?
4. Hafta boyunca kaç toplantıya katılmışsınız ve bunlar ne kadar zamanınızı almış? Bu zaman maliyeti normal mi?
5. Gelen/giden evrakların, faturaların, vb. incelenmesine, proje tasarımı, plan taslağı, resmi/özel mektup ve benzeri yazılara ne kadar vakit ayırmışsınız? Bunların bir kısmını sizin yerinize başkası yapamaz mıydı?
6. Öncelikli sorumluluklarınıza günlük akış içinde gerekli ihtimamı gösteriyor musunuz? Yoksa diğer meşgalelerden ana sorumluluklarınıza vakit kalmıyor
mu? Bunu nicel biçimde tartabiliyor musunuz?
7. Ana sorumluluklarınızı ve diğer rutin görevlerinizi zaman içinde konsolide etmeyi (birleştirmeyi) becerebiliyor musunuz? Yoksa bir fragmantasyon (parçalanma) durumu mu söz konusudur?

Müşteriyi Elde Tutma Stratejileri

Mevcut müşterilerinizi elde tutmak için, düşük maliyetli şu on stratejiyi uygulayabilirsiniz.

1- Her gün 30 dakikanızı, mevcut iki müşterinizle konuşarak geçirin. Ne istediklerini, neye ihtiyaç duyduklarını ve neyi sevdiklerini/sevmediklerini sorun. Aklınıza yatan fikirleri yaşama geçirin.

2- Şampiyon müşterilerinizi, yönetim kurulunuza katılmaya davet edin. Müşterileriniz, farklı görüşler sunacak ve onların yargılarına değer verdiğinizi anlayacaklardır.

3- Müşterilerinizin firmanızda kazandığı başarılara ilişkin gazete/dergi haberlerini onlara postalayın. İnsanlar, başarıları hakkında bilgilendirilmekten hoşlanırlar. Klasik bir fotoğraf çerçevesi, gönderinizi daha da anlamlı kılacaktır.

4- Yeni bir ürünü/hizmeti halka sunmadan önce, denemesi için müşterinizi çağırın. Müşterileriniz, halkın ne istediğini daha iyi bilirler. Bu, size enerji tasarrufu sağlar ve müşterinize yeni bir şeyi ilk kez onun denediği mesajını verir.

5- Bir pazarlama faaliyeti, çalıştay ya da özel etkinlik için müşterilerinizle işbirliği yapın. Müşterilerinizle birlikte olmak için ne kadar çok fırsat yakalarsanız, kişisel bazda o kadar çok yakınlaşırsınız.

6- Her gün değer yaratın. Promosyon malzemeleri ve indirimler, müşterilerinizi elde tutmanın ve yeni müşteriler kazanmanın güzel bir yoludur. Ücretsiz otomobil yıkama, saç kesimi, yüz bakımı ya da hediye kuponu, her zaman hoşa gider. Müşterilerinize, yaratıcı ve yeni fikirlere açık olduğunuzu göstermek için benzersiz bir şey sunun.

7- Mükemmel müşteri hizmetiyle ünlü şirketlerin başarılarını inceleyin. Profesyonellerden ders alarak işinizi büyütüp geliştirebilirsiniz.

8- Müşterilerinizle ortak bir noktada buluşun. Onlarla ortak paylaştığınız şeyleri bulun. Sizi hatırlayacak ve arkadaşları olarak göreceklerdir.

9-
Rakibinizle zaman geçirin ve neler yaptıklarını öğrenin. Bu rekabetçi dünyada, sürekli önde olmak zordur. Daha uygun fiyatlar ve daha iyi hizmet konusunda fikir edinebilmeniz için, müşterilere yönelik bir öneri kutusu tasarlayın.

10-
Unutmayın! Hatalı bile olsalar müşterileriniz her zaman haklıdırlar. Olumlu olumsuz her tür eleştiri için onlara teşekkür edin. Onları mutlu etmek için elinizden geleni yapın.

Satış Görüşmesi Başlıyor

İlk Saniyelere Dikkat

Muhtemel müşteriye satış görüşmesinin ilk otuz saniyesinde sergileyeceğiniz yaklaşım tarzı, sonraki otuz dakikada söyleyeceğiniz ya da yapacağınız her şeyden daha önemli olabilir. Aslına bakarsanız, muhtemel müşteri bu ilk saniyelerde düzgün bir izlenim edinmezse, üç dakika bile yanında kalma şansınız olmayabilir.

Görüşme Yapmak İçin Yetkili Kişiyi Bulun

Satış görüşmesinin başarısı, büyük ölçüde satın almaya yetkili kişiyi bulmaya ve teklifi onunla görüşmeye bağlıdır. Ne yazık ki, bu önemli kişilerin genellikle resepsiyonist, sekreter ya da idari asistan gibi unvanlar taşıyan “kale muhafızları” bulunur.

Bu kişiler, işyeri yoğun olan yöneticilerin önerecek bir şeyi olmayan satıcılarla zaman kaybetmemesi için araya girer, perdeleme işlevi görürler. Öte yandan bu işlevin bir yönü de, potansiyel alıcıyı görmek için geçerli nedeni olan kişiye bu olanağı tanımaktır.

O halde satıcı, satış konusunda yetkili kişiyi görmek için geçerli nedenleri olduğunu “muhafızlara” gösterecek bir strateji izlemelidir.

Satın Almaya Yetkili Kişiye Ulaşmanın Altı İlkesi

1. Randevu alın. Çalışma grubumuzda yer alan satıcılardan biri dünyada istediği her kişinin yanına girebileceğini söylüyordu. Sırrını açıklayana kadar bu şaşırtıcı işi nasıl başardığı konusunda belli kuşkular vardı. Şöyle açıkladı: “Yapacağım tek iş, randevu sağlayacak birini bulmaktır.” Alıcının muhafızını geçmenin en emin yolu, randevu almaktır.

Resepsiyon memuru soğuk bir edayla kaçınılmaz, soruyu sorduğunda, “Evet, randevum var” diyebilmek çok rahatlatıcı bir duygu verir. Kimi zaman randevu alınmadan başvurular yapılsa da, bunların sonucu zaman ve enerji kaybıdır. Satış belli ölçülerde pazarlığı gerektirdiğinden, satış görüşmesine esas olarak randevu saptanarak gidilir.

Muhtemel müşterilerden pek azı randevu vermeyi reddedecektir. Müzakere yöntemini kullanan satıcı, daha iyi muhtemel müşterilere ulaşmak için, dostları ve kendisinden hoşnut müşterileri aracılığıyla randevu sağlamaya yönelir.

Sigorta, alet ve büro donanımı vb. ile ilgili bir dizi işyerinde, satıcılar randevuları kendi firmalarının çalışanları aracılığıyla alarak, yüz yüze satış için ayırdıkları zamandan kazanırlar. Firmanın böyle bir kadrosu yoksa bazı satıcıların muhtemel müşterilerle randevu saptamak için personel tuttukları ve parasını ceplerinden ödedikleri de görülüyor. Artan satışlar bu maliyeti karşılıyor.

2. Kendinize güvendiğinizi gösterin. Randevunuz olsun olmasın, görüşme yapmaya hakkınız olduğunu düşünün ve bunu gösterin. Davranışlarınız, görünüşünüz ve sesinizle bu isteminizi sergileyin. Canlı bir yürüyüşle girin, gülümseyerek, tatlı bir sesle, örneğin “Lütfen, Bay Johnson’a Acme Corporation’dan Bay Walker’ın kendisini görmeye geldiğini söyler misiniz?” deyin. Bunun yerine “Bay Johnson’ı görebilir miyim?” ya da “Bay Johnson burada mı?” demek, yalnızca başka soruları davet edecektir. Kendisine güven duyan satıcı, muhtemel müşteride gereksinimlerinin gerekli biçimde karşılanacağı güvenini yaratır. Olumlu bir güven duygusu önemlidir, ancak bu duyguyla muhtemel müşteriyi rahatsız edecek egoizm ve kendini beğenmişlik arasındaki sınır çok iyi korunmalıdır.

3. Bir yarar vaat edin. Randevunuz yoksa “muhafızın sizi içeri bırakması için iyi bir nedene gerek vardır ve size, “Ne için görüşmek istiyorsunuz?” diye soracaktır. Buna karşılık sunabileceğiniz bir yarar olmalıdır; yoksa “muhafız” sizi bir biçimde engelleyecektir. Görüşme isteminizin yalnızca sizin isteğiniz olmayıp, yönetici açısından da yararlı olduğunu göstermeye hazır olun. “Yöneticinize taşıma hizmetlerimiz hakkında bilgi vermek istiyorum” şeklindeki bir ifade, SİZİN beklediğiniz yararı gösterir, karşınızdakinin beklediğini değil. Bunun yerine, “Yöneticinizin taşıma hizmetlerinde zamandan ve harcamadan tasarruf etmesini sağlayacak önerilerim var. Kendisine burada olduğumu lütfen söyler misiniz?” diyebilirsiniz.

4. Dürüst olun. “Muhafız’ı gerçek olmadığı halde işinizin çok özel, kişisel ya da çok önemli olduğunu söyleyerek bir kez yanıltabilirsiniz. Ama bu yöntemi ikinci kez kullanamazsınız.

5. Nazik davranın. “Muhafız’a ve diğer büro çalışanlarına yaklaşımınız alçakgönüllü, nazik ve saygılı olmalıdır. Onlar da karar verirler. Kaba ve saygısız davrandığınızda, kapıyı yüzünüze kapatabilirler. Nazik ve anlayışlı olursanız, onlar da size yakınlık gösterecek ve hatta satış yapmanıza yardımcı olacaklardır.

6. Geri çevrilirseniz henüz her şey bitmemiştir. Tüm profesyonel satıcılar ara sıra geri çevrilir, ama kolay vazgeçmezler. Tekrar deneyin. Yine de yetkili kişiye ulaşamıyorsanız, gelecek defa görüşebilmek üzere randevu isteyin. Yetkili kişiye ulaşmak her zaman kolay değildir. Yanlış kişiyle görüşmek ise zaman ve emek kaybıdır. Bunun yerine satış konusunda yetkili kişiyle görüşme şansını artırmak üzere plan yapmak daha doğrudur.

                            Görüşmenin İlk Dakikalarına Önceden Hazırlanın                           

Profesyonel satıcıların muhtemel müşterinin huzurundaki ilk dakikalarda hangi taktiklerin kullanılması gerektiği konusunda farklı görüşleri bulunuyor. Ancak hepsi bu önemli sürenin önceden planlanması gerektiğinde birleşiyor. Satışla ilgili bu aşama taşıdığı önemden dolayı, çok sayıda kitapta özel olarak, “Tanışma” aşaması olarak nitelendiriliyor. Aynı şekilde, muhtemel müşterinin belirlenmesinden sonra ve muhtemel müşteri ile yüz yüze görüşmeden önce yer alan planlamaya da, “Tanışma Öncesi” aşaması deniliyor. Nasıl adlandırırsanız adlandırın, esas olan, bu aşamanın önemini kavramak ve önceden gerekli planlamayı yapmaktır.

Görüşmenin İlk Dakikaları Neyi Hedeflemeli?

Satıcının muhtemel müşteriyle tanıştığı ilk dakikalarda iki önemli hedefi vardır.  Muhtemel müşterinin “Dikkatini olumlu biçimde çekmek ve bu “Dikkati yine olumlu bir ilgi ’ye dönüştürmek.

Bu ilk kritik dakikalarda satıcının görünümü, davranışları ve söyledikleri; hepsi eşit önemdedir. Muhtemel müşteriye fiziksel yaklaşımınız birkaç saniyede olup biter. Bu en kolay adımdır, ama pek çok satıcı bu birkaç saniyenin önemini kavramaz, bu yüzden de dikkat göstermez. Müşteriniz iki önemli zihinsel adımı bu saniyelerde oluşturur: “Bu kişiyi GÖRMELİ miyim?” ve “Bu kişiyi DİNLEMELİ miyim?” Muhtemel müşterinin bu iki soruya vereceği yanıt sunuşunuzun geri kalan bölümünün başarısını belirleyecektir.

İlk İzlenimlerde Görünüm Ağırlık Taşır

Muhtemel müşterilerinizde bırakacağınız ilk izlenim görünümünüzle ilgilidir. Görünüşünüz karşınızdakilere olumlu izlenim veriyorsa, sizi dinlemek isteyeceklerdir. Aksi takdirde, olumsuz bir ilk izlenim, sonraki söz ve davranışlarınızın başarılı sonuca ulaşmasını güçleştirecektir.

Kaba ve saygısız davrandığınız düşünülürse, size de o şekilde davranılacaktır.

Muhtemel müşteriler için görünümünüz bir bütündür. Bu bütünlük; zevkli giyim, temizlik, davranış ve genel olarak kendine saygıyı içerir. Satıcılara temiz ve iyi giyimli olmalarını söylemek gereksiz görünebilir, ama pek çok satıcı başarıya ulaşmaya çalışırken bu ayrıntılara yeterince önem vermemektedir.

Satış görüşmesi sırasında üstesinden gelinmesi gereken o kadar sorun varken, dağınık kişisel görünümün yaratacağı rahatsızlığı kolayca düzeltmek yerine, bu yüzden şansınızı yitirmek anlamlı mı?

Günümüzün giysi çeşitliliği içerisinde, satıcıların ne giymeleri gerektiğini anlatmaya girişmeyeceğiz. Herkes hoşuna giden giysiyi giyme HAKKINA sahiptir. Öte yandan, satıcının giyim kuşamından rahatsızlık duyan muhtemel müşterinin de SATIN ALMAMA hakkına sahip olduğunu düşünmek gerekiyor. Satıcı, satış görüşmesi için seçtiği giyimin muhtemel müşterileri nasıl etkileyeceğini saptamalıdır.

Bazı görüşmelerde günlük ya da pahalı giysiler yeğlenebilir; bazılarında ise klasik giyim daha uygundur. Firmanızdaki deneyimli satıcılar bu konuda size ışık tutabilir. Başka işlerde olduğu gibi, satıcılıkta da kişi şu konuda karar vermelidir: “Kendi isteklerimi yapmak mı, yoksa başarı şansımı artırmak üzere ödün vermek mi daha önemli?

Tavrınızda, yüz ifadenizde ve konuşmanızda yansıyacak herhangi bir güvensizlik belirtisini muhtemel müşteri hemen anlayacaktır. Kendine güven önemlidir, ama olumsuz uca, yani kibir ya da egoizme elbette varmamalıdır.

İlk İzlenimin Olumlu Olmasını Sağlamak Üzere 11 Öneri                        

Tanışma sırasında gözetilecek ilk hedefin muhtemel müşterinin dikkatini OLUMLU biçimde çekmek olduğunu daha önce belirttik. Alaycı, kaba, saygısız davranışlar da kuşkusuz dikkat çekebilir, ama OLUMLU sonuç vermez. Bu şekilde davranan satıcıların kullandıkları taktiklerle ilgili öyküleri herhalde duymuşsunuzdur. Bu öykülerin bilmediğiniz yanı ise, binlerce satışın bu yüzden gerçekleşememiş olmasıdır. Muhtemel müşterinin masasının üzerindeki kâğıtları tutuşturup, onun “Dikkat ” ve “İlgi “sini hemen çekebilirsiniz, ama bu şekilde satış yapamazsınız.

İlk görüşmede muhtemel müşteriye olumlu izlenim vermenizi sağlayabilecek bazı basit önerilerimiz var:

1. Giyiminiz düzgün olsun. Klasik giyimi tercih edin, daha güvenlidir.

2. Giysiniz ve vücudunuz temiz olmalı.

3. Tavır ve davranışlarınızla güven verin. Muhtemel müşteriye yardımcı olmaya geldiniz, ondan sadaka istemeye değil.

4. Neşeli olun. Gülümseyerek konuşun.

5. Muhtemel müşterinin adını doğru öğrenin ve doğru söyleyin. Bu konuda kuşkunuz varsa, önceden bilen birisine sorun. Muhtemel müşteri adını duymaktan hoşlanır, unutmayın.

6. Palto, pardösü vb. fazlalıkları dışarıda bırakın. Dikkat dağıtırlar.

7. Muhtemel müşterinin zamanını aldığınız için özür dilemeyin. Gelişinizin nedeni ona yardımcı olmaktır.

8. Tanışmaya önem vermediğiniz ya da rastlantı sonucu orada bulunduğunuz izlenimini vermeyin. Hiçbir zaman, “Geçerken uğradım” demeyin. Muhtemel müşteriye ve tanışmaya önem verdiğinizi gösterin.

9. Önce muhtemel müşteri elini uzatsın. Kimileri el sıkmaktan hoşlanmayabilir. Karşınızdakinin canını yakmadan, sağlam biçimde el sıkışın. Yoksa güçlü ve sağlam değil, kaba ve düşüncesiz olduğunuzu düşünürler. İyi bir başlangıç olmaz.

10. Mümkünse oturun. Muhtemel müşteri yer göstermemişse, “Oturabilir miyim?” diye sorun. Ayakta durduğunuz sürece, muhtemel müşteri her an gitmek üzere olduğunuzu düşünecektir.

11. Sigara içmeyin. Bu ahlak sorunu değildir. Muhtemel müşteriyi rahatsız etmese bile, onun ilgisini sunuşunuzdan başka yöne çeker. Satış yapabilmek için birkaç dakika beklemeye değmez mi?

Başarılı Bir Başlangıç Yapabilmenin 15 Tekniği                               

Satıcıların dikkat ve ilgi uyandırmak üzere kullandığı çeşitli yöntemlerin örneklerini aşağıda sunuyoruz. Bunlar randevulu ya da randevusuz görüşmelerde kullanılabilir. Kendi satış koşullarınıza, sunduğunuz ürün ya da hizmetin durumuna göre bunları değiştirerek kullanabilirsiniz.

1. Neden orada bulunduğunuzu anlatın. Sıradan satıcılar, görüşmeye kendi adlarını ve temsil ellikleri Tırmanın adını belirterek başlarlar, ilk (en önemli) otuz saniyenin yarısını, muhtemel müşteriye önce bu nispeten önemsiz bilgileri vererek harcarlar.

İlgiyi hemen çekmenin önemini bilen profesyonel satıcılar ise önce neden geldiklerini belirtir; örneğin, “Bay Foster, size bakım giderlerinizi azaltmada yardımcı olmak üzere geliştirdiğimiz yeni bir yöntemi anlatmak istiyorum. Ben, City Products Company’den Charles Forbes” diye başlarlar.

Randevunuz varsa, önceki telefon görüşmenizi ya da mektup, faks veya telgrafınızın içeriğini hatırlatmanız gerekecektir.

2. Bir yarar vaat edin. Sunduğunuz ürünün/hizmetin muhtemel müşteri için sağlayacağı en güçlü yaran (özelliği DEGÎL) seçin ve tanıtın: “Bay Carleton, kaynak işlerinizde zaman ve para tasarrufu yapabilmenizi sağlayacak bir önerim var.” Böyle bir yaklaşım karşısında muhtemel müşteri ancak “Nasıl?” ya da “Gösterin bakalım” diyebilir.

“Yeni bir kaynak makinesi ile ilgilenmiyorum” demek kolaydır. Ama kimse, “Zaman ve paradan tasarruf beni ilgilendirmiyor” diyemez.

3. Yararları anlatacak sorular sorun. Yerinde kullanılan sorularla mükemmel bir başlangıç yapılabilir. “İşler nasıl gidiyor?” türünden sorular gereksizdir, zaman israfıdır. Böyle bir sorunun yanıtı tüm sunuşu berbat edebilir. Muhtemel müşteriyi karşılanmasını istediği ihtiyaçlar ve beklediği yararlar üzerine düşündürecek sorular sorun. Örneğin, “Bay Charlnars, siparişlerinizin teslim süresini kısaltacak bir öneriyle ilgilenir miydiniz?”

4. Problemi belirlemek üzere sorular sorun. Problem çözmeye dayalı satış stratejisini uyguluyorsanız, açılış aşamasında muhtemel müşterinin, sizin ürün ya da hizmetinizle çözülebilecek olan bir problemini belirlemek üzere sorular sorabilirsiniz: “Halılarınız ne kadar sık temizleniyor?”

Muhtemel müşteriyi belirleme aşamasında, belirli bir problemin varlığını sezdiğinizde, sorularınız bunun doğruluğunu ve boyutlarını anlamak üzere yardımcı olabilir: “Fotokopi makineniz için ne kadar sık bakım gerekiyor?”

Bu sorulara vereceği yanıtlar, muhtemel müşteriyi bir problemin var olduğu ya da olabileceğine ikna eder ve bunun çözülmesi için sunuşunuzla ilgilenebilir.

5. Araştırma yapmayı önerin. Satış durumunuza uygunsa, ürün ya da hizmetinizin muhtemel müşterilerinize sağlayacağı yarar konusunda bir araştırma yapmayı önerin. Bu araştırmanın onlar için bağlayıcı olmadığını belirtin: “Elektrik tertibatınızı kolaylaştıracak bir makinem var, ancak emin olmak istiyorum. İzninizle önce sizin sisteminizi inceleyerek, rapor vereyim.” Muhtemel müşteri böyle bir araştırmaya izin vermese de, önerinizle ilgilenebilir.

6. Denemeyi önerin. Deneme önerisi satışın hemen gerçekleşmediği durumlarda, daha çok sunuş sonrasında gündeme gelir; ancak başlangıç aşamasında kullanıldığı durumlar da vardır, taş makineleri çoğu kez bu şekilde satılır. Muhtemel müşteriye belli bir sürede denemesi için ürünü ya da bir örneğini bırakın, ikinci görüşme için randevu saptayın.

7. Ürününüzle başlayabilirsiniz. Ürününüzün görünümü ilgi çekiciyse, görüşmenin başlangıcında bundan yararlanabilirsiniz. Elinizde ürünle içeri girip, masa yada sehpanın üstüne bırakın ve geri çekilin. Uygunsa, “Beğendiniz mi?” gibi basit bir soru sorabilirsiniz. Bu şekilde başlama fırsatı oldukça enderdir.

8. Gizemli olun. Ürün ya da ürünün bir parçası ile ilgili gizemli bir yan varsa, bu özelliğe dikkat çekmek üzere soru sorabilirsiniz: “Buna ne dersiniz?”

9. Muhtemel müşteriyi harekete geçirin. Muhtemel müşteri dinliyor gibi davranır, dinlemeyebilir. Görüşmenin başlangıcında onu da fiziksel olarak işin içine çekerseniz, başka bir konuyu düşünemez. Muhtemel müşterinin duyularını harekete geçirin. Bir şeyi tutmasını, hissetmesini, koklamasını, görmesini, bir kolu itmesini ya da düğmeye basmasını isteyin.

10. Görsel materyal kullanın. Tanışma ve sunuş aşamasında gerçek ürün yerine görsel materyalin kullanılması gerekebilir. Görsel materyal; fotoğraf, katalog, model, şema, afiş, slayt, film, video vb. çeşitli biçimlerde olabilir.

Bunları göstermek için izin isteyin: “Sizinki gibi bir firma için gerekli bir kaynak sistemini görmek isteyebileceğinizi düşündüm. Üç fotoğraf gösterebilir miyim?” “Mallarınızın sergilenmesinde yeni bir düşünceyi yansıtan beş dakikalık bir slayt gösterisi hazırladım, ilgileneceğinizi düşünüyorum. Burada gösterebilir miyim? En yakın priz nerede acaba?”

Sağlanacak yararın ürününüzü görmenin ötesinde bir şey olmasına dikkat edin.

11. Heyecan katın. Açılışı şaşırtıcı bir ifadeyle yapabilirsiniz. Ama destekleyici olgular olmasına dikkat edin: “Geçen yıl ve öncesinde satın alınan tüm video göstericilerin modası artık geçti.” Bu yargının satıcının ürününün sahip olduğu bir özellikle ilgili olduğu açıktır ve muhtemel müşteri bunu öğrenmek isteyecektir.

12. Bir öykü anlatın. Heyecan verici, kısa ve iyi anlatılan bir öyküyü herkes dinlemek ister. Sunuş sırasında kullanılmak üzere böyle öyküleri önceden düşünün. Öykü yaklaşımı diğer yöntemlerle birleştirilerek kullanılabilir. Satıcı, örneğin paramparça olmuş bir koruma özlüğünü ortaya çıkararak “heyecan yaratan” bir yaklaşımla başlar ve bir öykü anlatabilir: “Bu gözlük bir işçinin gözünü korudu ve sizinki gibi firmayı bir milyon dolarlık bir tazminattan kurtardı. Bakın nasıl olduğun size anlatayım.”

13. Atıfta bulunun. Tanıtım için bir başka firma ya da kişinin adını belirtin. “ABC şirketini bilirsiniz. Genel Müdür Bay Jones, kendileri için kurduğumuz tesisat hakkında bilgi isteyebileceğinizi belirtti.” Müşterilerinize, kendilerine atıfta bulunup bulunamayacağınızı sorun ve referans olarak kullanın.

14. Bir şeyler verin. Bazı satıcılar görüşmeyi bir armağanla açar. Muhtemel müşterinin dikkatini armağanın kendisine değil, satıcının sunduğu ürün/hizmete çeken armağanlar daha iyidir. Örneğin bir tükenmez kalem armağan ediliyorsa, satıcı şunu söyleyebilir: “Size bu kalemi sunuyorum. Kenarında yazıldığı gibi, 24 saat hizmetinizdeyiz.”

15. Hüner gösterin. Satıcılar muhtemel müşterilerin dikkatini çekmek üzere binlerce gösteri yapar, hep yapacaklardır. Bu gösteriler dikkat çekmek için olmakla birlikte, ustaca yapılanları görüşmeye yol açabilir. Satıcı para israfını anlatmak için çöp sepetine birkaç madeni para alabilir. Bir başkası kâr üzerine kumar oynamayı vurgulamak üzere muhtemel müşterinin masanın üstünde zar atabilir

Yapacağınız gösterinin muhtemel müşterinin dikkatini olumsuz değil, OLUMLU yönde çekmesine dikkat edin. El aletleri salan bir satıcı muhtemel müşterinin sehpasına çivi çakarak dikkat çekebilir, ama bu dikkatin satışla sonuçlanacağı kuşkuludur.

Muhtemel müşterinin dikkatini olumlu biçimde çektikten sonra, bu kez de onun ilgisini, gösterinin vurgulamayı amaçladığı gereksinimi karşılamak ya da yarar sağlamak noktasında yoğunlaştırmaya yönelin: “Nakliye sırasında her gün bilmeden para kaybediyor olabilirsiniz. Birkaç soru sorabilir miyim?”

Not: Kaynak: Satış ve Pazarlık / Homer B.Smith

Zaman Kaybettiren Beş Büyük Hata

1. Birçok şeyi hemen yapmaya çalışarak dikkatinizi dağıtmak.

Çözüm Önerisi: Her güne başlarken o günkü önceliklerinizi belirleyin. Hatta gerekiyorsa, bunu her saat için yapın. Önce en önemli olan şeyi yapın.

2. Görev ve yetki devretmekten korkmak.

Çözüm Önerisi: Her şeyi kendi başınıza yapmanın hiç de gerekmediği konusuna kendinizi inandırın. Görev ve yetki devrettiğiniz zaman bile o işlerin tam da sizin istediğiniz gibi yapılacağından emin olabilirsiniz.

3. İstenen hiçbir şeye “Hayır” dememek.

Çözüm Önerisi: Başınıza iş açmadan her şeye “Evet” diyemezsiniz. Neleri mutlaka yapmanız gerektiği ve neleri yapmak istediğiniz konusunda karar verin ve bunların dışındaki her şeye “Hayır” deyin.

4. Telefona bağımlı olmak.

Çözüm Önerisi: Telefonunuzu başkaları açıp eleyerek size bağlasın. Rahatsız edilmemek istediğiniz zaman bir telesekreter kullanın. Telefon görüşmeleriniz için özel bir zaman ayırın ve o süre dışında telefon etmeyin.

5. Sürüncemede bırakmak.

Çözüm Önerisi: En önce, itici ve zor işleri yapın –tabii eğer gerekli ve önemliyse-. Büyük işleri küçük parçalara ayırın. Bir şeyleri başardığınız zaman kendi kendinizi ödüllendirin.

Organizasyonların Yeni Zenginliği “Etkin Zaman Yönetimi”

Zamandan daha değerli bir şey olmadığına göre onu saymadan harcamak kadar büyük cömertlik olamaz.’’ Journaliers,Gallimard Giriş Dünyamızın giderek global bir haline geldiği 2000’li yıllarda son derece hızlı değişim ve gelişmeler yaşanmaktadır.

Özellikle elektronik ve haberleşme alanındaki gelişmeler organizasyonlarda karar verme sürecini daha da kısaltmaktadır. Bu, aynı zamanda zamanın etkin kullanılmasını da beraberinde getirmiştir. Zamanı kullanma sanatını bilen organizasyonların rekabet üstünlüğü elde edecekleri ortadadır. Zaman Kavramı Zaman, üzerinden geçip gidilen bir boşluk değil; o elde edilip kullanılacak bir kaynak, her gün kurulan pazarın en kıymetli bir malı ve hayatta insana verilmiş en büyük bir sermayedir. Geçmişte ve günümüzde zamanın sırrını kavrayanlar, hep yükselmişler, onu bir boşluk olarak algılayanlar ise, onun öğütücü dişleri arasında eriyip gittiler. Eğer yeniden aktivite kazanmanız ilerlemeniz isteniyorsa öncelikle zamana hâkim olmanın yolları araştırılmalıdır.

Bu çok önemli sermayenin saniyesi dahi atıl kalmamalı ve onu en iyi şekilde değerlendirme metotları yöneticilere ve gençliğe öğretilmelidir. Ara vermeden her gün birkaç saat görevlerini tam yerine getiren kimseler, zamanla ortaya koydukları eserler karşısında kendileri bile hayrette kalmışlardır. Aslında sistemli düşünme, sistemli çalışma, etkin zaman kullanımı gibi fiyatı yüksek şeylere insanların pek çoğu ilgi göstermez ancak, en verimli ve başarıya giden en kısa yol budur. Zamana bir kaynak olarak baktığımızda, diğer üretim faktörlerine benzemediği görülür. Bu nedenle zaman hammadde gibi depolanamaz, nakit para gibi tasarruf edilemez, bir makine gibi üretime katılamaz. Yani zamanı fiziksel olarak yakalamak, onu bir üretim girdisi gibi kullanmak ve ona sahip olmak mümkün değildir.

Ancak, tek yapabileceğimiz, zamanı en verimli bir şekilde kullanabilmektir. Bu noktada insana, zamanı nasıl kullanacağını karar verme yetkisi verilmiştir Kişiye düşen, diğer üretim faktörlerinde olduğu gibi zamanı da amaçların gerçekleştirilmesi yolunda israf etmeden etkin bir şekilde kullanmaktır. Zamanın Ekonomik Boyutu İnsanın zaman olgusuna gereken önemi veremeyen tutumu, onu serbest ekonomik niteliği olmayan, bol bir kaynak olarak algılamasından kaynaklanmaktadır. Eğer insan zaman içinde bir bedel ödemiş olsaydı, pek insan zamanı şu anda olduğundan daha farklı şekilde kullanırdı.

Zaman farklı bakış açılarıyla değerlendirmek mümkündür. Ancak o gerçekte daima hareketlerle dolu bir kaynak rolü oynar. Bu temel ve birçok özellikler bulunan bir kaynak rolüdür. Bütün diğer kaynaklar gibi zamanda kullanılabilir özelliktedir ve ondan istifade edilir. Ona olan ihtiyaç, ne kadar bol da olsa eksiktir. Daha fazlasına ihtiyaç vardır. Fakat zamanı yenilemek mümkün olmadığından bütün kaynakları en değerli olanıdır. Zamanın tümünü birden kullanmaya alışkın olanlara karşın, elinde yeterince olduğunu bilerek onu azar azar harcamayı bilenlerin daha az olması dikkat çekici bir durumdur.

Ekonomik büyümede karın arttırılması için, verimliliğin ölçülmesi ve artırılması zorunlu hale gelmiştir. Bu nedenle ekonomik gelişmede zaman önemli bir etken olduğundan, veriminin ölçülmesi ön plana çıkmıştır. Ekonomik olarak gelişmiş milletler ve bünyelerindeki büyük işletmelerin zamanlarını da maksimum getiri ve büyümeyi destekleyecek şekilde planlayıp kullanan yönetici insanlardan oluştuğu görülmektedir. İşletmelerde Zamanı Verimli Kullanma Yolları Zamanı verimli bir şekilde kullanmak isteyen bir işletme yöneticisinin aşağıdaki hususlara özellikle dikkat etmesi gerekmektedir.

Gerçekte birbiriyle çok yakından ilgili olan bu özellikler şöyle sıralanabilir.

1-Planı Hareket Etme İşletmelerde kaynak israfına neden olan konuların başında plansızlık gelmektedir. Genellikle zaman olmadığı gerekçesiyle bu önemli konu ihmal edilmektedir. Oysa yönetim işlevleri planlamayla başlamakta ve başarılı bir planlama da yöneticiye daha fazla zaman kazandırmaktadır. Kısacası işe planlama ile başlanmalıdır. Böylece hedefler belirlenmiş olur. Gidilecek parkur hazırdır. Sıra onun geçilmesine gelmiştir. Bu devrede planların uygulanması için bir irade gücüne ihtiyaç vardır. Uygulanma yan planlar soyut planda kalırlar ve hiçbir fayda sağlamazlar. Zamanı etkin kullanmak, ne bazı bilgilere sahip olmak nede bazı davranışları benimsemektir. O bir uygulamaya dayanan bir plan ve iradenin olmasıdır. Bunu sağlayabilmemizde ancak çevik bir irade ve zamanımızı gün, ay, yıl şeklinde planlama ve yoğunlaşma ile mümkündür.

2-Verimi Azaltan Etkenlerin Ortadan Kaldırılması Zaman yönetiminde verimi azaltan etmenlerin ortadan kaldırılması için şu üç faktörün iyi bir şekilde organize edilmesi gerekmektedir. Böylelikle zamanımızı israftan kurtarıp verimli hale getirebiliriz

a-Ekonomik faaliyetler

b-İlişki kurduğumuz kişi veya kuruluşlar

c-Ulaşım ve haberleşme. İşletme yöneticileri faaliyetlerini gerçekleştirirken aynı zamanda şu ilkeler doğrultusunda hareket ettiklerinde performansları daha da artacaktır.

d-Zamanın her anını nasıl değerlendireceğini bilmek ,

e-Eksiklerini, karakterinin zaman kullanımı konusunda tercihlerini bilmek,

f-Hayatında yaşadığı her olaydan gereken dersi alarak deneyim ve becerilerini geliştirmesini bilmek,

g-Mesleki yâda kişisel, sosyal yâda özel olsun yalnız kendi zamanını yaşadığını bilmek,

h-Hiçbir şeyi unutmayacak biçimde ek bir bellek sistemine sahip olduğundan anlamsız nedenler yerine anlamlı nasıl ve niçinler sormak

3-Yetki devri Zamanı verimli kullanmanın yollarından biride yöneticilerin yetkilerinin bir kısmını devretmesini bilmesidir. Yetki devri işletme içersinde personelin gelişmesine fırsat verdiği gibi, planlanan hedeflere daha kolay ulaşmayı sağlayacaktır. Her şeyi ben daha iyi yaparım inancı yetki devrini engelleyen bir etkendir.

4-İşe gereken önemi verme (yoğunlaşma) Druker’e göre konsantrasyon, etkili olmanın sırrıdır. Bir problem çözümünde işte yoğunlaşma başarının ön şartıdır. Çünkü bu durum insan zihninin verimliliğini arttırdığı gibi, zamanı da ustaca kullanabilmek demektir. Her şey düşüncede başlar. Bu nedenle yöneticinin zamanı verimli kullanma noktasında iyi bir tercih yapabilmek için öncelikle kendini daha iyi tanımaya çalışması ve zaman akışına ne gibi seçenekler koyduğunu iyi bilmesi gerekmektedir. Bununla birlikte zamanı verimli kullanmak için planlanan hedeflere doğru ilerlerken esnek olmaya özen göstermelidir. Gerektiği zaman strateji değişikliği yapabilmelidir. Bu nedenle günlük zaman planları yapılırken denge ve uyumun olmasına dikkat edilmelidir. Kişinin işine, evine ve başta kendine ayırdığı zaman birimleri arasında dengeyi kurabilmesi insanı gerçek bir zaman ustası yapacaktır. Kaybedilen bir anın bile yeniden kazanılması ihtimalinin olmadığı hiçbir zaman hatırdan çıkarılmamalıdır

KAYNAKLAR 1-Zamanı Kullanma Sanatı, Altın Kitaplar Yayınevi, İst. 1989.(çev .i. Açıkgöz) 2-Aydın,Selim, Bilgi Çağında İnsan, TÖV. Yay., İzmir, 1994 3-Türkel, Süleyman, Kişi Zaman İlişkisi ve Zamanın Kişi Üzerinde Etkisi, Standart Dergisi Aralık 1996) 4-Şahin, M.A, Buhranlar Anaforunda İnsan TÖV. yayın no:7 İzmir 5-Drucker ,Peter. The Effective Executive Pan Bosks Ltd.1970 6-Akyüz, Yılmaz, Zamanın Verimli Kullanılması ve İşletmecilik Açısından Değerlendirilmesi, USİAD Dergisi, sayı:4,

Doğru İşi Bulmada Etkili Yöntemler

Clay Parsons Bütün ve etkili bir iş arama sürecini yürütmek için herhangi bir sihirli formül yoktur. Aşağıda birkaç pratik tavsiye yer almaktadır. Bunlar size sonuç getirecektir.

“Kariyer kimliğiniz” nedir?   Kendinizi tanımlamalısınız.

İş dünyasına çıkmanın sebebi nedir, pazarlanabilir becerileriniz nelerdir? Bir işten diğerine geçerken taşımış ve sahip olduğunuz transfer edilebilir becerileriniz nelerdir? Bugüne kadar ki kariyer başarılarınız nelerdir? İşyeri tercihleriniz nelerdir, NE çeşit bir ortamda ve nasıl insanlarla çalışmak istersiniz, NE şekilde bir çalışma tarzı hoşunuza gider? Eğer bu sorulara cevap veremiyorsanız kendinize bir kariyer değerlendirmesi yapabilir veya profesyonel bir kariyer danışmanından yardım isteyebilirsiniz. Hatırlamak gerekir ki, iş arama kişinin kendisiyle ilgilidir. Sürecin içinde olduğunuzdan emin olun.

Kariyer hedefiniz nedir?  İş aramada neye odaklanıyorsunuz?

Kişisel kariyer değerlendirmesine bakarak NE çeşit bir iş dünyasına uygun düşüyorsunuz? Ne çeşit bir iş istiyorsunuz? Nasıl bir rol üstlenmek istiyorsunuz? Ve NE çeşit bir organizasyonun bir Okumaya devam et