İş toplantılarının, iş yerinin amaçlarına hizmet edebilmesi için şu kurallara uyulmasını tavsiye ediyorum:

1. Toplantının gündem maddeleri önceden hazır olmalı ve toplantıdan önce katılımcıların her birine toplantıdan önce, gerekli incelemeleri yapmak için yeterli zamanı verecek şekilde dağıtılmalıdır.

2. Toplantı kuralları önceden belirlenmelidir. Her katılımcının, toplantının başından itibaren toplantı için ayrılan zamana ve gündem maddelerine bağlı kalınması gerektiğini bilmesi sağlanmalıdır. Böylece saatlerce sürdüğü halde, hiçbir sonuç alınamayan sıkıcı toplantılardan kaçınılması mümkün olur. Ayrıca toplantı kısa, hoş ve verimliyse katılımcıların gelecekte yapılacak toplantılara karşı tavırları olumlu olur.

3. Toplantılarda her katılımcının konuşacağı süre önceden belirlenmelidir. Bu süreye bağlı kalınmalı ve konuşmacının konusunu toparlayabilmesi için süre bitimine doğru konuşmacı uyarılmalıdır. Bu, beyin fırtınası yapılan toplantılarda, katılımcıların zaman limitlerini hiçe sayıp toplantı üzerinde tekel kurmasını önler.

4. Her toplantıda bir sekreter olmalıdır. Toplantıda konuşulan, tartışılan her şeyi kağıda döken, yani toplantı tutanağını hazırlayan sekreter, toplantı sonrasında bu tutanakların bir nüshasını katılımcılara göndermelidir.

5. Toplantıya katılan herkesin görevlerinin listesi yapılmalı ve gündemde kimin ne görevi üstlenmiş olduğu belirtilmelidir. Yine toplantının başında, konuşma süresine bağlı kalınarak herkesin görevleri, konuşacağı gündem içinde ilan edilmelidir. Bu sayede toplantının genel gidişatı etkin bir biçimde kontrol edilmiş olur.

6. Toplantıda katılımcılar için ikram yapılmalıdır. Eğer bazı katılımcılar ikramları getirmekle görevlendirilmişlerse, bu da gündem de ayrı bir madde olarak belirtilmelidir. Böylece tüm katılımcılar durumdan haberdar olur. Toplantılarda yapılan ikramlar, katılımcıların havasını olumlu yönde etkiler ve konsantrasyonlarını artırır.

7. Toplantıya zamanında başlayıp zamanında bitirmek gerekir. Bir saat sürmesi planlanırken iki saat süren bir toplantı moral bozucudur. Hatta mümkünse toplantıyı erken bitirmek gerekir. Kısa, verimli ve sonuç alınabilen toplantılara katılan kişilerin tavırları olumlu yönde değişir.

8. Sunum yapan katılımcıların, sunumları için ihtiyaç duyabilecekleri malzemeler hazır olmalıdır. Sunum esnasında karışıklıklara sebebiyet vermemek için toplantı öncesinde bu malzemeler denenmelidir. Önceden yapılacak hazırlıklar kalabalık önünde konuşma tedirginliğini azaltacaktır. Profesyonel liderler toplantıları etkin yöneten liderlerdir.

9. Toplantının sonunda konuşulanların bir özetini yapmak gerekir. Bu özeti, tüm katılımcılara gözden geçirmeleri ve düzeltme yapmalarına imkan sağlamak için gönderin. Bu, toplantıda neler konuşulduğunun bir kaydı olacak ve hiç kimse “ben bunu” ya da “şunu” demedim demeyecektir. Bu durumda herkes dönüp toplantı tutanağına ve özetine bakacaktır.

Bazı insanların toplantıları kısa ve etkin tutmak için ilginç önerileri vardır. Bir yerin üst düzey yöneticisi bunun yönteminin şöyle olduğunu düşünüyor: Tüm katılımcılar konferans odasından çıkarılarak ellerine küçük yazı tahtası verildikten sonra rahatsız bir yerde rahatsız bir sandalyeye oturtulmalı. İşte o zaman herkes söylemek istediğini veya mesajını en etkili ve kısa bir şekilde iletmeye çalışacak ve herkes toplantıyı olabildiğince çabuk tamamlamaya çalışacaktır. Sizlerde etkin bir toplantı için kendi özgün yöntemlerinizi geliştirebilirsiniz.