Projeler ister büyük ister küçük olsun başarı için aynı özen ve dikkati ister.
Projenin yürümesinde sonuç kadar sürece de aynı dikkati vermek gerekir. Küçük projeler yürütülürken o kadar evrak işiyle uğraşmak çok da istenen bir durum değildir. Bu sebeple büyük projelerin aksine küçüklerde olabildiğince bilgi ve belge üretmekten kaçınılmalıdır. Nihayetinde amaç kâğıt yığınları yaratmak değil, hedeflenen sonuçlara ulaşmaktır. Burada çözüm yazılım programlarıdır. Yaratılan birçok yazılım programıyla kâğıt kalabalığından sakınılabilir. Ama asla unutulmaması gereken bazı aşamalarda yine de belge – evrak her zaman şart olacaktır.
Denenmiş ve başarıya ulaşmış uygulamaları benimsemekte hiçbir sakınca yoktur. Dünya çapında yapılan birçok proje uygulamaları kayda alınmıştır. Siz de projenize başlarken bunların içindeki başarılı projelerin uygulamalarını kendi proje uygulamanıza aktarabilirsiniz. Bu sayede proje metodolojisini uygulamak için harcayacağınız zamandan tasarruf edersiniz.
Projenin başında yapılması gereken projeyle başarılacak hedeflerin belirlenmesidir. Proje müdürünün görevi bu hedefleri açık bir şekilde belirlemek, tüm ekibe bu hedefleri anlatmak ve bu hedeflerin gerçekleşmelerini izlemektir.
Hedefler açık olarak belirlenmediği takdirde o zaman ekibin işe odaklanmasını sağlamak imkânsızlaşacaktır. Ayrıca proje müdürünün elindeki hedefler açık ve net olduğu takdirde kendi üstlerinin de onunla ilgili beklentileriyle ilgili olarak sorun yaşamayacaktır.
Aynı şey projenin kapsamı açısından da geçerlidir. Kapsam projenin sınırlarını belirler. Bu sınırları baştan tanımlamazsanız proje ilerledikçe olması gereken sınırların dışına çıkılacak ve proje sonu gelmeyen bir proje haline dönüşecektir.
Küçük projelerde de proje sonuçlarından faydalanacakların belirlenmesi gerekir. Bu kişiler belirlenirse onların projeden beklentileri de bilinmiş olacaktır.
Projede elde edilen sonuçlar birileri tarafından kullanılacak ve uygulamaya konulacaktır. Bu sonuçlar küçük olsa ve az zaman alsa bile yine de yazıya geçirilmelidir. Yazıya geçirilen sonuçlar bu sonuçları uygulayacak olanlarca kontrol edilerek uygulanabilirliği görülmelidir. Yine sonuçlar da hedefler gibi açık ve net olarak yazılmalıdır ki bunları okuyanlardan da açık ve net bir geri bildirim alınabilsin.
Projelerde diğer bir temel unsur da planlamadır. Ne zaman projeye başlanılacak, ne kadar zaman alacak? Bu zaman içerisinde neler yapılacak? Aşamalar nelerdir? Ekipte ne kadar kişi olacak? Hepsi en başta planlanmış olmalıdır. Bütün bunların hepsi kâğıda dökülmeli ve ekip üyelerine anlatılmalıdır.
Ekip üyeleri arasındaki tüm iletişim kanalları açık olmalıdır. Sorumluluk ve görevleri ekip üyelerinin hâlihazırda bildikleri düşünülmeden açık olarak anlatılmalıdır. Bu sayede ekip üyelerinin zamanını boşa harcamaları, yanlış sonuçlara varmaları engellenmelidir.
İletişim elektronik posta, toplantı, vs. yöntemlerle yapılabilir. Planlarda yapılan değişikliklerle ilgili olarak da ekip üyeleri gecikme olmadan bilgilendirilmelidir.
Proje Müdürü projenin gidişatını takip etmelidir. Geçilen aşamalar, hatalar, beklenmedik sonuçlar ekip üyelerinin veya ilgili kişilerinin bilgisine sunulmalıdır. Burada yine elektronik posta veya yüz yüze toplantılar tercih edilebilir.
Proje yürürken değişikliklerle karşılaşılabileceği unutulmamalıdır. Bu değişiklik talepleri projeyle ilgisi olan herkesten gelebilir. Değişikliklerin projeye olacak etkilerini ölçme sorumluluğu proje müdürünündür. Bu değişikliklerin olumlu veya olumsuz her tür etkisi ile ilgili olarak yine ilgili herkes bilgilendirilmelidir. Proje müdürü talep edilen değişikliği hiçbir değerlendirme yapmadan uygulamaya koymamalıdır.
Her tür projede başarısızlık riski vardır. Projenin başında potansiyel riskler olabildiğince öngörülmeli ve her aşamada takip edilmelidir. Risk yönetim eksikliği birçok projenin başarısızlığa uğramasına sebep olmaktadır.
Kaynak: Arif UĞUR/ YATIRIMCI KÖŞESİ