Bir grup insanı bir araya getirerek ekip oluşturduğunuzda başlangıçta üyelerin rolleri ve aralarındaki ilişkiler belirsizdir. Kişiler, kendilerinden ne beklendiğini anlamaya çalışırken önce gözlemci gibi davranırlar. Giderek, “ekip geliştirme” süreci yaşanır ve ekip üyeleri kendi rollerini öğrenirler, işleri nasıl yapacaklarını anlarlar, sorunları, amaçları, baskıları tanırlar. Bu süreç beş aşamada yaşanır. Bir aşama tamamlandığında bir üst aşamaya geçilir. Ancak, ekip üyelerinin, liderin, amaçların ya da benzeri kritik unsurların değişmesi nedeniyle ekip oluşturma sürecinin aşamaları arasında geri gidip gelmeler yaşanabilir.

Biçimlendirme: Bu aşamadaki davranışlar nazik ve bir ölçüde de yapmacıktır. Kişiler, birbirlerini tanımaya ve kendilerine benzeyenlerle benzemeyenleri anlamaya çalışırlar. Birbirleriyle ilişkilerinde güvenli yollar ararlar. Bu aşamada akıllardaki tipik sorular şunlardır:

– Bu insanlarla bir arada çalışmayı gerçekten istiyor muyum?

– Beni olduğum gibi kabul edecekler mi?

– Bu ekibe katılmanın bana maliyeti nedir ve ben bunu ödemeyi istiyor muyum?

Bu aşama, tarzlar ve ihtiyaçlardaki benzerliklere ve belirsizliğe gösterilen hoşgörü düzeyine bağlı olarak bazen hoş ve yumuşak bazen de sert, gerilimli ve bunaltıcı geçer.

Ekip üyeleri, bu aşamada lideri izler, birbirlerinin becerilerini tanımaya çalışır, kendisini geleneksel yönetim altında hisseder, bu aşamanın başlangıç için gerekli olduğunu görür.

Lider, bu aşamada görev ve rolleri açıklığa kavuşturarak, herkesin katılımını cesaretlendirerek, bilgi paylaşımını, öğrenmeyi ve açık iletişimi kolaylaştırarak yardımcı olmalıdır. Bir başka ifadeyle, lider, bu aşamada yönlendirici, destekleyici, cesaretlendirici, açıklayıcı ve öğreticidir.

Fırtınalar: Ortak bir beklenti düzeyine ulaşıldıktan sonra kaçınılmaz olarak çatışmalar başlar. Bu zor ve kritik bir dönemdir. Takımın gelecekteki işleyişiyle ilgili olan karar alma ve yetki kullanımı gibi iki temel konu gündemdedir.

Kişiler bireyselliklerini ve etkileme güçlerini yeniden kazanmaya çalışırlar. Açıklama isterler. Duygusal tepkiler verirler. Liderlere veya lider adaylarına meydan okurlar. Bazen doğrudan saldırarak, bazen de destek vermeme şeklinde direnme göstererek çatışmacı tutum sergilerler. Özgürce iletişim kurarlar ve yeni bağlantılar oluştururlar.

Bu aşamayı kolay geçmek ve ilerde gerekecek becerileri ekibe kazandırmak için liderler:

> Farklı görüşlerin iletişimini destekleyecek normların oluşmasına yardım etmeli,

> Ekibin nasıl karar vereceğini tartışmalı,

> Ekip üyelerini sorunlarla ilgili sürekli görüş alışverişi için cesaretlendirmelidir.

Bu aşamada, etkili lider, örnek oluşturarak yönetir, giderek elindeki yetkiyi (gücü) devreder, grup içinde daha katılımcı davranır ve çalışanlarına karar almada yardım eder.

Standartların Belirlenmesi: Ekibin bir araya gelmiş insanlar topluluğu olmaktan çıkıp gerçek bir ekip olması aşamasıdır. Uyum sağlanmıştır. Üyeler, görevlerini yerine getirmek için rollerini ve süreçleri görüşürler. Aktif karar almaya başlarlar, fikirleri özgürce paylaşırlar ve lideri kolaylaştırıcı olarak görürler. Fonksiyonel ilişkiler gelişir, bireyler arasındaki farklar göz ardı edilir. İşbirliği içinde çalışılır. Başarıyı kolaylaştıran ve engelleyen faktörler bilinir. Liderlik sorunları bağlantılılık davranışı ile çözümlenmiştir. Görevler, ekip üyelerinin özgün yeteneklerine göre dağıtılır ve yerine getirilir. Uyumlu çalışma için çok önemli olan güven artık yaratılmıştır.

Bu aşamada ekip lideri:

> Sorunlar ve ekip üyelerinin endişeleri ile ilgili olarak açık konuşmalıdır.

> Ekip üyelerini geribildirim vermeye, tepkilerini açık ifade etmeye özendirmelidir.

> Ortak karar almayı sağlayacak görevler dağıtmalıdır.

> Ekip üyelerine olabildiği kadar çok görev ve yetki delege etmelidir.

> Giderek daha fazla yetki vermeli, grup içinde katılımcı davranmalı ve çalışanlarına karar almada yardımcı olmalıdır.

Yüksek Performans: İlk üç aşamadaki çabaların sonuçlarının alındığı aşamadır. Ekip üyeleri artık birlikte çalışmanın, sorunları çözmenin, ortak karar almanın, görevleri tanımlamanın ve ilişkiler kurmanın yollarını öğrenmişlerdir. Lideri “kaynak” olarak görürler, karar almaya tümüyle katılırlar, liderlik sorumluluğunu alırlar ve kararlarının etkilerini bilirler. Ekip yaşamının en uyumlu ve en verimli dönemidir. Üyeler kendilerini ekibe adamışlardır ve artık ekibin bir kimliği vardır. Ekip liderleri bu aşamada grup içinde eşitlerden biri gibi davranırlar, grup tarafından alınan kararları tanırlar ve uyarlar.

Liderler, üyelere yardımcı olabilecek şekilde:

> Ekip üyeleri için iddialı ve zor sayılabilecek amaçları birlikte belirlerler,

> Ekibi mükemmele götürecek fırsatları artıracak yollar ararlar,

> Alışılmış davranış biçimlerini sorgularlar,

> Ekibin sürekli olarak kendini değerlendirebilmesini sağlarlar,

> Her bireysel katkıyı tanır ve takdir ederler,

> Geri bildirim verme ve koçluk yoluyla ekip üyelerinin potansiyellerinin tümünü kullanmalarını desteklerler.

Dönüştürme veya Değiştirme: Ekibin amaçları elde edildiğinde bir dönüm noktasına gelinir. Ya ekibin amacı ve yapısı yeniden tanımlanır ya da ekibin varlığına son verilir. Ekip buna karar veremezse bunalımlı bir döneme girilir. Doğal eğilim ekip üyelerinin bir arada dokunulmaz olarak kalmak istemeleridir. Ancak, çoğu kez yapılması gereken, ekip üyelerini başarılarından dolayı onurlandırarak, kişisel ve ekip olarak elde edilen gelişmeyi kutlayarak ve öğrenilenlerin daha sonraki ekip çalışmalarındaki önemini vurgulayarak bir son vermektir.

Unutulmaması gereken bir nokta bu sürecin birbirini izleyen, birbirine bağlı aşamalardan oluştuğudur. Her aşamanın kendine göre, çözülmesi gereken sorunları ve yerine getirilmesi gereken görevleri vardır. Bu süreçte bazen bir önceki aşamaya hatta en başa dönmek de söz konusu olabilir.

> Ekibin yapısının ya da liderin değişmesi 1. aşamaya dönmeyi gerektirir.

> Bir aşamadaki eylemlere gereken dikkatin gösterilmemesi er ya da geç o aşamaya geri dönmeyi gerektirir.

Kaynak: Yöneticinin Yönetimi Prof. Dr. İsmet Barutçugil