Bazı zaman tuzakları zamanın etkin ve verimli kullanılmasını ciddi manada engeller ve ne yazık ki pek çok insanın başarısızlığının temelinde yatan bir alışkanlığa dönüşür. Bu tür alışkanlıkları değiştirmek için yoğun bir çaba ve güçlü bir irade gerekir. Aksi takdirde satış potansiyeli yüksek pek çok satışçının enerjisinin heba olmasına sebep olur. Yerinde ve zamanında kullanılmayan güç ve yetenek ise zayi olmuş demektir. Özellikle günümüzde zamanın çarçur edilmesine sebep olan ve çoğu insanda görülen zaman tuzaklarından birkaçını şöyle sıralayabiliriz:

1) Erteleme Alışkanlığı

Erteleme davranışı, başarının önündeki en büyük engeldir. Erteleme; hedeflerin ve amaçların ertelenmesi anlamına gelir. Satış temsilcisinin erteleme alışkanlığı varsa başarılı olması mümkün değildir. Bugün yapılması gereken işlerin yarına ertelenmesi durumunda, yarınki işleri yapmaya zaman kalmayacak ve hedefler ortadan kalkacaktır; çünkü ertelenen her iş bir diğerinin ertelenmesine sebep olur. Erteleme genellikle şu nedenlerden kaynaklanır:

• Yapılacak işin hoşa gitmemesi,
• Ne yapılacağının bilinmemesi,
• Nasıl yapılacağının ve nereden başlanacağının bilinmemesi,
• İş için yeterli enerji yokluğu,
• İşin çok büyük olması,
• Mükemmeliyetçilik,
• Erteleme alışkanlığından vazgeçememe,
• İşe başlamada güçlük çekilmesi,
• Önceliklerin belirlenmesindeki kararsızlık,
• İşe başlama konusunda duyulan çekingenlik,
• İşin çok güç bir karar vermeyi gerektirmesi,
• Kendini pekiyi hissetmemek,
• İşleri kolay kolay bitirememek,
• İşin sonuçlarının beklenildiği gibi çıkmayacağına olan inançtır.

2) Telefon Görüşmeleri

Telefon görüşmelerinin bir iletişim ve randevu alma aracı olmaktan çıkıp zaman tuzağına dönüşmemesi için, satış temsilcisinin bu konuda dikkat etmesi gereken hususları şu şekilde özetleyebiliriz:

• Telefon görüşmelerini planlayın ve planı uygulayın,
• Telefonla konuşmaya başlamadan önce, karşı tarafın fazla vaktini almayacağınızı belirtin ve aynı zamanda karşı tarafında sizin zamanınızı fazla almaması için “fazla uzun sürmez, sadece beş dakikanızı alacağım” diyerek söze başlayın,
• Telefonu sohbet amaçlı kullanmayın,
• Telefon görüşmelerinde hiçbir zaman tartışmayın; çünkü tartışmayı kısa sürede bitirmek genellikle kolay değildir ve tartışmanın kazananı yoktur.
• Telefonda gereksiz konuşmalar yapmayın,
• Mesajları yazmak için, kalem ve kâğıt hazır bulundurun,
• Ne söyleneceğini önceden tespit edin,
• Mesajı açık ve kesin olarak verin,
• İyi bir dinleyici olun.

 3) Yetersiz İletişim

Günümüzde teknolojik gelişmeler sonucu iletişim ve ulaşımın hızı oldukça artmıştır, artmıştır. Ancak teknolojik gelişmeler insanda yabancılaşmayı ve bireyselleşmeyi de beraberinde getirmiştir. Yeni yönetim anlayışı insana daha çok değer vermekte ve onun yeteneklerinden tümüyle yararlanmak gerektiğini belirtmektedir. Artık başarıyı liderden çok takım çalışmasının doğurduğu ve takım çalışmasının sinerji yarattığı bilinmektedir. Ancak bu sinerjinin oluşabilmesi için işletme içinde ya da dışında çok iyi birçok iyi bir iletişim ihtiyaç vardır. Zamanında iletişim kurulamadığında zaman harcanır, gösterilen çabaların sonunda elde edilen çıktılar yetersiz kalır. Çalışanlar arasında çeşitli nedenlerden dolayı meydana gelen iletişim hataları ya da iletişimsizlik şirkete pahalıya mal olur. Bu nedenle çalışanlar arasında meydana gelebilecek en ufak bir anlaşmazlık ya da çatışma derhal giderilmelidir. Çalışanları yorgun ve bitkin düşüren iş değil strestir; onun da temel nedeni yetersiz, dengesiz, yanlış ve kalitesiz iletişimidir.

 4) Merkezi ve Hiyerarşik Örgüt Yapısı

Merkezi ve hiyerarşik örgüt yapısı klasik yönetim anlayışının bir ürünüdür ve halen pek çok işletmede ve kuruluşta uygulanmaktadır. Bu anlayış değişime açık olmayan toplumların ve kuruluşların tercihidir. İnsana güvenmeyen ve onun sürekli kontrol edilmesi ve güdülmesi gerektiğini düşünen zihniyet bu tür bir yapılanmayı tercih etmektedir. Böyle bir örgütlenme insanın yeteneklerinin tamamını kullanmasına fırsat vermediği gibi o yeteneklerin körelmesine ve sonuçta yok olmasına neden olur. Klasik yönetim anlayışının da istediği budur; yani emredileni yapan, düşünmeden uygulayan ve sorun çıkarmayan uysal insan modeli. Bu anlayış çalışanlara yetki vermediği ve inisiyatif tanımadığı için zamanın etkin ve verimli kullanılmasına engel teşkil eder. Karar vermek ve uygulamak için emir bekleyen personel zaman kaybedecek, üstelik kendi vermediği kararlan uygularken motivasyon eksikliğinden zamanı verimli kullanmayacak ya da kullanamayacaktır. Kendini ve işini yönetemeyen satış temsilcisi zamanını da iyi yönetemeyecektir.

 5) Zamanı Çarçur Eden Şeyler

Zamanı boşa harcayan pek çok şey vardır. Bunları toplu halde şöyle sıralamak mümkündür:

• Kesintiler
• Toplantılar
• Telefon
• Krizler ve panikler
• Patron
• Hatalı aletler
• İnsanların arkasından koşmak
• Kaynak yetersizliği
• Ulaşım
• Çene çalmak
• Eğitim yetersizliği
• Zevkli işler
• Rahat, tanıdık, kolay işler
• Anında ödüllendirilmek
• Ertelemek
• Dağınık masa
• Masanızda bahar temizliği yapmak
• Kötü dosyalama sistemi
• Güvenilir liste eksikliği
• Açık-plan bürolar
• Önemsiz materyalleri okumak
• Okuma becerisinin yetersizliği
• Konsantrasyon eksikliği
• Unutmak
• Öğrenme ve hatırlama güçlüğü
• Uzun çalışma saatleri
• Yorulmak
• Tembellik
• Kötü zamanlama
• Hayır diyememek
• Basit sorulan sormaktan çekinmek
• Biliyormuş gibi davranmak
• Dinlememek
• Ön yargılı davranmak
• Geri bildirime direnmek
• Dostça ilişkiler kuramamak
• İnsanlara güvenmemek
• Kontrolün kendisinde olduğunu hissetme ihtiyacı
• Kişilik bunalımı
• Güvensizlik duygusu
• Yüzleşmekten çekinmek
• Danışmanlık konusunda beceriksizlik
• Müşteri ihtiyaçlarını iyi anlayamamak
• Hizmeti fazlaca standartlaştırmak
• Müşterilerin yetersiz geribildirimi
• Kilit kişilerle zayıf ilişkiler
• Gelişmemek
• Plan yapmamak
• Yetersiz sistemler
• İşlerinizi ucu ucuna yetişecek biçimde planlamak
• İşleri bitirmemek

 Kaynak: Satış Teknikleri-Polat Tuncer.