Birçok yönetici zamanının çoğunu “yönetmek” olmayan şeylere harcar. Bir satış yöneticisi istatistiksel bir analiz yapar veya önemli bir müşteriyi idare eder. Bir imalat yöneticisi yeni bir fabrikanın yerleşim planını tasarlar veya yeni malzemeleri test eder. Bir şirketin başkanı bir banka kredisinin detayları üzerinde çalışır veya büyük bir sözleşmenin pazarlığını yapar ya da uzun süre hizmet vermiş çalışanların onuruna verilen bir yemeğe başkanlık yaparak saatler harcar. Tüm bunlar belirli bir işlevle ilgilidir. Hepsi de gereklidir ve iyi yapılmaları gerekir. Ama bütün bunlar, işlevleri veya faaliyetleri, rütbeleri veya konumlan ne olursa olsun tüm yöneticilere mahsus olan çalışmadan uzaktır.

Yöneticinin görevine “bilimsel yönetimin” sistematik analizim uygulayabiliriz. Bir insanın yönetici olduğu için yaptığı şeyleri ayırabiliriz. Çalışmayı onu oluşturan işlemlere bölebiliriz. Ve herhangi birisi de bu faaliyetlere ilişkin performansını iyileştirerek bir yönetici olarak performansını geliştirebilir.

Yöneticinin işinde beş temel faaliyet vardır. Bunlar hep birlikte kaynakların canlı, büyüyen bir organizmada bütünleşmesine yol açar.

Yönetici ilk önce hedefleri koyar. Hedeflerin neler olması gerektiğini belirler. Her bir hedef alanındaki amaçların neler olduğunu saptar. Bu hedeflere ulaşmak için neler yapılması gerektiğine karar verir. Hedefleri, gerçekleştirilebilmeleri için icraatlarına ihtiyaç duyulan insanlara ileterek, etkin hale getirir.

 İkincisi, yönetici örgütler. İhtiyaç duyulan faaliyetleri, kararları ve ilişkileri inceler. Çalışmayı sınıflandırır ve yönetilebilir faaliyetlere ayırır; sonra da bu faaliyetleri yönetilebilir çalışmalara böler. Bu birimleri ve çalışmaları bir organizasyon yapısı içinde gruplandırır. Bu birimlerin yönetimi ve yapılacak görevler için insanlar seçer.

 Üçüncüsü, yönetici motive eder ve iletir. Çeşitli görevlerden sorumlu olan insanlardan bir ekip oluşturur. Bunu birlikte çalıştığı insanlarla olan ilişkileri çerçevesinde yapar. Bunu ücret, tayin ve terfiiyle ilgili “insan kararları” vasıtasıyla yapar. Ve bunu astları, üstleri ve meslektaşlarıyla kurduğu sürekli iletişim vasıtasıyla yapar. Bu, yöneticinin bütünleştirme işlevidir.

 Yöneticinin çalışmasındaki dördüncü temel unsur ölçümlemedir. Yönetici hedefler ve ölçüler koyar ve bazı faktörler kuruluşun performansı için oldukları kadar kuruluşun içindeki tüm insanlar için de önemlidir. Yönetici herkesin elinde hem tüm kuruluşun performansına hem de bireyin çalışmasına odaklı ölçüler olmasına özen gösterir. Yönetici performansı inceler, değerlendirir ve yorumlar. Bu çalışmanın tüm diğer alanlarında olduğu gibi, ölçülerin anlamını ve bulgularını astlarına, üstlerine ve meslektaşlarına iletir.

Beşinci ve son olarak, yönetici kendisi de dahil olmak üzere insanları geliştirir. İçinde bulunduğumuz bilgi çağında daha da büyük önem kazanan bu görevdir.

Örneğin, hedefler koymak bir denge sağlamak meselesidir: kuruluşun sonuçlarıyla kişinin inandığı ilkelerin gerçekleştirilmesi arasında bir denge; şirketin acil ihtiyaçları ile gelecekteki gereksinimleri arasında bir denge; arzulanan sonuçlarla eldeki mevcut araçlar arasında bir denge. Hedefleri net bir biçimde belirlemek analitik yetenek ve sentez yapabilme yeteneği gerektirir.

Düzenleme yapmak da analitik yetenek gerektirir, zira kıt kaynakların en ekonomik biçimde kullanımına ihtiyaç duyar. Ancak insanlarla ilgilidir ve o nedenle de adalet ilkesinin altında yer alır ve bütünlük gerektirir. İnsanların geliştirilmesi için benzer şekilde hem analitik yetenek hem de bütünlük gereklidir, ama aynı zamanda insan algılamasına ve içgörüsüne de ihtiyaç vardır.

Motivasyon ve iletişim için gerekli olan beceri öncelikle sosyaldir. Analizdense, bütünleşme ve senteze ihtiyaç vardır. İlke olarak adalet ağır basar, ekonomi ikincildir. Ve bütünlük analitik yetenekten çok daha büyük önem taşır.

Ölçümlemek, öncelikle ve en önemlisi, analitik yetenek gerektirir. Ama aynı zamanda, ölçümlemenin insanları dışarıdan ve tepeden kontrol etmek yani, onlara hükmetmek için kötüye kullanılmasından ziyade öz kontrolü mümkün kılmak amacıyla kullanılmasını ister. Bu ilkenin yaygın bir biçimde çiğneniyor olması ölçümlemenin günümüzde neden yöneticinin çalışmasındaki en zayıf alan olduğunu büyük ölçüde açıklar.

Hedefler koymak, düzenlemek, motive etmek ve iletmek, ölçümlemek ve insanları geliştirmek resmi ve sınıflandırıcı kategorilerdir. Sadece bir yöneticinin deneyimi onları hayata geçirebilir, somut ve anlamlı hale getirebilir. Ancak, resmi olmalarından dolayı her yönetici ve onun bir yönetici olarak yaptığı her şey için geçerlidir. O nedenle de, tüm yöneticiler tarafından kendi becerilerini ve performanslarını değerlendirmek, kendilerini ve performanslarını iyileştirmek konusunda sistematik bir şekilde çalışmak için kullanılabilirler.

Dar bir alanda küçük bir düğüm atma yeteneğinin bir insanı cerrah yapmaması gibi, hedefler koymak da insanı yönetici yapmaz. Ama hedefler koyma yeteneği olmadan, bir kişi yeterli bir yönetici olamaz; aynen küçük düğümler atamadan hiç kimsenin iyi bir ameliyat yapamayacağı gibi. Ve bir cerrahın küçük düğümler atma becerisini geliştirerek daha iyi bir cerrah olması gibi, bir yönetici de işin tüm kategorilerinde beceri ve performansını iyileştirerek daha iyi bir yönetici olur.

Kaynak: Peter Drucker. Yönetim.